Điều 5. Sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước
1. Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tuyệt mật gồm: Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tối mật gồm:
a) Người quy định tại khoản 1 Điều này;
b) Người đứng đầu các sở, ban, ngành cấp tỉnh và tương đương;
c) Chủ tịch UBND huyện, thị, thành phố;
d) Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc doanh nghiệp nhà nước do Ủy ban nhân dân tỉnh đại diện chủ sở hữu.
3. Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Mật gồm:
a) Những người quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này;
b) Người đứng đầu đơn vị cấp phòng thuộc sở, ban, ngành cấp tỉnh và tương đương; Trưởng phòng của Ủy ban nhân dân cấp huyện và tương đương.
4. Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này có thể ủy quyền cho cấp phó thực hiện thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.
Việc ủy quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện thường xuyên hoặc theo từng trường hợp cụ thể và phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó xác định rõ phạm vi, nội dung, thời hạn ủy quyền.
Cấp phó được ủy quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải chịu trách nhiệm về quyết định cho phép sao, chụp của mình trước cấp trưởng, trước pháp luật và không được ủy quyền tiếp cho người khác.
5. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ủy quyền cho các đồng chí Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh được thực hiện thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách (theo Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh và Quyết định phân công công việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh).
Việc ủy quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thể hiện bằng văn bản, trong đó xác định rõ nội dung, phạm vi, thời hạn ủy quyền.
6. Người được giao thực hiện sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải là cán bộ, công chức, viên chức, người làm công tác cơ yếu có liên quan trực tiếp đến bí mật nhà nước hoặc người làm công tác liên quan đến bí mật nhà nước.
7. Trình tự, thủ tục sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện như sau:
a) Sau khi được người có thẩm quyền quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều này cho phép, người được giao nhiệm vụ tiến hành việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước chỉ sao, chụp đúng số bản cho phép và tiêu hủy ngay bản thừa, bản hỏng. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải tiến hành tại địa điểm đảm bảo an toàn do người đứng đầu các cơ quan, đơn vị, địa phương trực tiếp quản lý bí mật nhà nước quy định;
b) Bản sao tài liệu bí mật nhà nước đóng dấu “Bản sao số” ở bên phải, phía trên cùng trang đầu và đóng dấu “Bản sao bí mật nhà nước” ở phía dưới cùng tại trang cuối của bản sao tài liệu. Phải ghi đầy đủ nội dung vào dấu theo quy định gồm: số thứ tự bản sao; hình thức sao (nếu là bản sao y bản chính thì ghi “Sao y”; nếu là bản sao lục thì ghi “Sao lục”); thời gian, số lượng; nơi nhận; tại dòng “Thẩm quyền sao” ghi rõ chức vụ của người cho phép sao; khoảng trống bên dưới dòng “Thẩm quyền sao” là chữ ký của người có thẩm quyền, họ tên của người có thẩm quyền cho phép sao, có đóng dấu của cơ quan, đơn vị, địa phương (nếu có);
Trường hợp tài liệu bí mật nhà nước cần sao, gửi đến nhiều cơ quan, đơn vị, địa phương: đối với cơ quan, đơn vị, địa phương có con dấu riêng thì người có thẩm quyền sao có thể ký một lần (chữ ký trực tiếp), sau đó nhân bản đúng số lượng cần sao và đóng dấu của cơ quan, đơn vị, địa phương, dấu “Bản sao số” và phát hành theo quy định. Đối với cơ quan, đơn vị, địa phương không có con dấu riêng, người có thẩm quyền sao phải ký tên (chữ ký trực tiếp) trên tất cả các bản sao;
c) Bản trích sao tài liệu bí mật nhà nước phải thực hiện theo mẫu “trích sao”, trong đó thể hiện đầy đủ nội dung trích sao, thời gian, số lượng, nơi nhận, thẩm quyền cho phép sao và con dấu của cơ quan, đơn vị, địa phương (nếu có);
d) Bản chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải có “Văn bản ghi nhận việc chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước”, trong đó phải thể hiện tên, loại tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, độ mật, thời gian, số lượng, nơi nhận, người thực hiện chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, thẩm quyền cho phép chụp và con dấu của cơ quan, đơn vị, địa phương (nếu có);
đ) Việc sao, chụp phải ghi nhận vào “Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước” để quản lý và theo dõi;
e) Bản sao chụp được thực hiện đúng quy định có giá trị pháp lý như bản chính và phải được bảo vệ như bản gốc.
8. Các cơ quan, đơn vị, địa phương không được tự ý sao, chụp dưới mọi hình thức (kể cả sao, chụp đúng trình tự, thủ tục) đối với văn bản, tài liệu bí mật nhà nước tiếp nhận đã được cơ quan, đơn vị, địa phương ban hành xác định “Không được phép sao, chụp” ở mục “Nơi nhận” của văn bản. Trường hợp có yêu cầu sử dụng nội dung văn bản thì chỉ được trích dẫn các thông tin liên quan và phải xác định độ mật tương ứng.
9. Phương tiện, thiết bị sử dụng sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước không được kết nối với mạng internet, mạng máy tính, mạng viễn thông, trừ trường hợp thực hiện theo quy định của pháp luật về cơ yếu.
10. Việc sao, chụp điện mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về cơ yếu.
11. Mẫu dấu sao, chụp; mẫu văn bản ghi nhận việc chụp bí mật nhà nước; mẫu sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước thực hiện theo quy định tại Thông tư số 24/2020/TT-BCA.