Điều 5. Đất nông nghiệp, đất phi nông nghiệp phục vụ nhu cầu công ích và đất chưa sử dụng
1. Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm rà soát, kiểm kê trên thực địa và hồ sơ địa chính để thiết lập danh mục về vị trí, diện tích, loại đất, tình trạng sử dụng các thửa đất nông nghiệp, đất phi nông nghiệp phục vụ nhu cầu công ích và đất chưa sử dụng nêu tại Điều 3 của Quy chế này để làm cơ sở quản lý đất công. (Trường hợp đất đang quản lý bị lấn chiếm, tranh chấp phải báo cáo với UBND cấp huyện để giải quyết).
2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, các giấy tờ có liên quan đối với thửa đất và phải kê khai đăng ký đất tại Sở Tài nguyên và Môi trường lần đầu và khi có biến động (nếu có). Trong trường hợp do phải thực hiện các Quyết định của cấp có thẩm quyền về điều động, phân công, luân chuyển, bãi nhiệm, nghỉ hưu,… đối với Chủ tịch UBND cấp xã thì trong công tác bàn giao phải thực hiện cả việc bàn giao hồ sơ về đất đai do địa phương đang quản lý.
3. Hồ sơ địa chính phải được cập nhật đầy đủ thông tin đối với các thửa đất này. Khi có biến động về sử dụng đất, thì cán bộ địa chính, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất tỉnh phải chỉnh lý biến động kịp thời vào hồ sơ địa chính và gửi thông báo biến động đúng theo quy định.
4. Đối với các khu vực chưa có hồ sơ địa chính đầy đủ để cập nhật, quản lý đất công, Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm chỉ đạo các cơ quan chuyên môn thuộc Sở, Phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện thiết lập bộ hồ sơ đầy đủ làm cơ sở để cấp xã quản lý.
5. Định kỳ vào ngày 15 tháng 12 hàng năm Ủy ban nhân dân cấp xã phải báo cáo thực trạng tình hình quản lý đất công về Sở Tài nguyên và Môi trường theo các biểu mẫu quy định.