Điều 5. Thực hiện đăng ký đoàn vào
1. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị đăng ký đón đoàn vào
a) Cơ quan, đơn vị đăng ký đón đoàn vào (trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều 6) chuẩn bị 01 bộ hồ sơ theo quy định tại điểm b khoản này và gửi Sở Ngoại vụ chậm nhất 07 ngày làm việc trước ngày đón tiếp đoàn vào.
b) Hồ sơ gồm: thư hoặc công văn liên hệ của tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp nước ngoài đăng ký hoặc thông báo vào thăm, làm việc tại tỉnh; Văn bản đề xuất của các cơ quan, đơn vị trực tiếp đón tiếp, làm việc với đoàn, trong đó ghi rõ: nội dung, chương trình, thành phần, thời gian, kinh phí đón tiếp, địa điểm làm việc, địa điểm lưu trú của đoàn. Các thông tin liên quan đến người nước ngoài: họ tên, quốc tịch, hộ chiếu hoặc các giấy tờ thay thế hộ chiếu, thị thực (nếu đã được cấp).
2. Trách nhiệm của Sở Ngoại vụ
a) Tiếp nhận, kiểm tra, thẩm định hồ sơ xin phép đoàn vào của các cơ quan, đơn vị. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn các cơ quan, đơn vị bổ sung.
b) Tổ chức lấy ý kiến của Công an tỉnh và các cơ quan, đơn vị liên quan.
c) Trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, tổng hợp ý kiến các cơ quan, đơn vị liên quan, tham mưu UBND tỉnh xem xét quyết định cho phép (hoặc không cho phép) đoàn vào.
d) Đối với các đoàn vào làm việc với nội dung liên quan đến quốc phòng, an ninh quốc gia, Sở Ngoại vụ báo cáo, xin ý kiến Bộ Ngoại giao trước khi tham mưu UBND tỉnh xem xét, quyết định.
3. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị được lấy ý kiến
a) Có trách nhiệm cho ý kiến trả lời bằng văn bản chậm nhất trong thời hạn 04 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị của Sở Ngoại vụ.
b) Trường hợp không thể trả lời trong thời hạn 04 ngày làm việc do phải lấy ý kiến đơn vị quản lý ngành dọc cấp trên thì trao đổi với Sở Ngoại vụ để thông báo cho cơ quan, đơn vị đăng ký đón đoàn vào.