Điều 7. Quy định về cách thể hiện và tính pháp lý của văn bản gửi, nhận qua thư điện tử
1. Những văn bản được gửi qua hệ thống thư điện tử theo quy định này phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy đã chính thức ban hành (không phải gửi thêm văn bản giấy).
2. Những văn bản chính thức ban hành được gửi qua thư điện tử là những văn bản có số, ngày/tháng/năm phát hành, có ghi rõ chức vụ của người ký và được định dạng theo định dạng PDF (chỉ đọc được chứ không chỉnh, sửa văn bản được). Tiêu đề thư gửi văn bản phải là trích yếu nội dung văn bản.
3. Sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung trao đổi trong hệ thống thư điện tử.
4. Đối với những văn bản phải được ban hành bằng văn bản giấy thì khi phát hành văn bản giấy tới nơi nhận theo cách gửi thông thường, phải gửi kèm văn bản điện tử (có nội dung tương ứng với văn bản giấy đã ban hành chính thức, trừ những văn bản quy định tại Khoản 11, Điều 9 của Quy định này) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan, bộ phận có tên trong phần “Nơi nhận”.