Điều 4. Nguyên tắc khai báo, cung cấp và quản lý hộp thư điện tử
1. Các tài khoản thư điện tử dành cho các đơn vị, hộp thư của cán bộ phụ trách Công nghệ thông tin của các đơn vị do Sở Thông tin và Truyền thông quản lý.
2. Các đơn vị sẽ được cung cấp 1 tài khoản có quyền quản trị các tài khoản cá nhân, phòng ban thuộc đơn vị mình (theo tên miền thư do Sở Thông tin và Truyền thông cài đặt). Tài khoản này được cấp cho cán bộ phụ trách Công nghệ thông tin của đơn vị. Lãnh đạo đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo sử dụng tài khoản quản trị và chịu hoàn toàn trách nhiệm pháp lý trong quá trình lưu giữ, sử dụng.
3. Nguyên tắc cung cấp, quản lý:
a) Mọi sự thay đổi trên hệ thống thư điện tử do các đơn vị quản lý phải có công văn báo cáo gửi về Sở Thông tin và Truyền thông (thông qua Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Nghệ An) để theo dõi, quản trị.
b) Đối với trường hợp công chức mới vào làm việc trong các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước: Sau khi có yêu cầu của lãnh đạo đơn vị, nơi tuyển dụng hoặc trực tiếp nhận cán bộ mới, cán bộ phụ trách Công nghệ thông tin của đơn vị phải tạo lập một hộp thư mới cho cán bộ mới để tham gia hệ thống thông tin điện tử của tỉnh.
c) Đối với trường hợp công chức chuyển công tác hoặc về hưu: Cán bộ, chuyên viên này sẽ được giữ lại hộp thư cũ trong thời gian 20 ngày kể từ ngày có quyết định chuyển công tác hoặc nghỉ hưu để tạo điều kiện giúp các cán bộ công chức có đủ thời gian sao lưu dữ liệu cần thiết (hộp thư, danh bạ…) cũng như thông báo cho các đầu mối liên lạc của mình về địa chỉ hộp thư và đơn vị công tác mới. Sau khoảng thời gian này, cán bộ phụ trách Công nghệ thông tin của các đơn vị có liên quan căn cứ vào Quyết định của Sở Nội vụ để cập nhật thông tin vào danh bạ thư điện tử của đơn vị mình và loại bỏ hộp thư của cán bộ này ra khỏi hệ thống thư điện tử của tỉnh.