Điều 8. Các loại bảng kê, sổ, báo cáo kế toán sử dụng trong kế toán trên máy vi tính
1. Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết theo dõi các đối tượng kế toán cụ thể như từng khách hàng, từng loại vốn, tài sản, thu nhập, chi phí … Việc mở sổ kế toán chi tiết cho các đối tượng kế toán phải căn cứ vào quy định về mở tài khoản kế toán chi tiết trong Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho Ngân hàng. Sổ kế toán chi tiết phải có đầy đủ các yếu tố chủ yếu sau:
a) Tên ngân hàng lập sổ
b) Tên sổ
c) Số tài khoản chi tiết
d) Số sổ
đ) Số dư đầu
e) Ngày hạch toán, ngày giá trị của giao dịch
g) Số chứng từ, ngày, tháng, năm của chứng từ
h) Diễn giải hoặc Mã nghiệp vụ
i) Số tiền ghi Nợ, số tiền ghi Có
k) Tài khoản đối ứng
l) Doanh số Nợ; Doanh số Có ngày
m) Doanh số Nợ; Doanh số Có tháng
n) Doanh số Nợ; Doanh số Có năm
o) Số dư cuối
p) Chữ ký của người kiểm soát.
2. Nhật ký chứng từ
Nhật ký chứng từ được lập theo ngày, gồm:
a) Các chứng từ kế toán phát sinh và hoàn thành trong ngày.
b) Các Bảng liệt kê giao dịch.
c) Các Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch.
Tuỳ theo yêu cầu quản lý và thiết kế của phần mềm kế toán, các Ngân hàng có thể ghép Bảng liệt kê giao dịch, Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch nhưng phải đảm bảo thể hiện đầy đủ các yếu tố quy định tại khoản 3 và 4 Điều này.
3. Bảng liệt kê giao dịch: Liệt kê các giao dịch đã được xử lý, cập nhật vào hệ thống thông tin kế toán và hạch toán trong ngày theo trình tự thời gian và theo từng kế toán viên hoặc liệt kê các giao dịch được hạch toán tự động.
Bảng liệt kê giao dịch có hai loại: Bảng liệt kê các giao dịch do kế toán viên thực hiện và Bảng liệt kê các giao dịch được hạch toán tự động.
Bảng liệt kê giao dịch phải có đầy đủ các yếu tố chủ yếu sau:
a) Mã kế toán viên hoặc số hiệu của Bảng liệt kê giao dịch.
b) Ngày, tháng, năm lập bảng kê.
c) Số chứng từ
d) Mã nghiệp vụ
đ) Quan hệ đối ứng tài khoản và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính:
- Các tài khoản ghi Nợ và số tiền ghi Nợ của từng tài khoản.
- Các tài khoản ghi Có và số tiền ghi Có của từng tài khoản.
e) Tổng doanh số Nợ, tổng doanh số Có của bảng kê.
g) Chữ ký người kiểm soát.
Bảng liệt kê giao dịch và các chứng từ kế toán tương ứng của bảng kê phải được tập hợp cùng với nhau khi lưu trữ tại Nhật ký chứng từ.
4. Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch: Tổng hợp số liệu trên các Bảng liệt kê giao dịch.
Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch có hai loại: Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch theo phân hệ nghiệp vụ hoặc theo tài khoản sổ cái và Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch của tất cả các kế toán viên và các giao dịch được hạch toán tự động toàn đơn vị ngân hàng.
Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch phải có đầy đủ các yếu tố chủ yếu sau:
a) Ngày, tháng, năm lập bảng.
b) Mã kế toán viên hoặc mã phân hệ nghiệp vụ liên quan đến phân hệ nghiệp vụ báo cáo (đối ứng) hoặc số hiệu các Bảng liệt kê giao dịch .
c) Số lượng giao dịch và tổng số tiền của từng kế toán viên hoặc từng phân hệ nghiệp vụ có liên quan hoặc Số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của từng Bảng liệt kê giao dịch.
d) Tổng doanh số Nợ, tổng doanh số Có của Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch.
đ) Chữ ký người kiểm soát.
5. Sổ kế toán tài khoản sổ cái: Được lập cho từng tài khoản sổ cái và phải có đầy đủ các yếu tố chủ yếu sau:
a) Tên Ngân hàng lập sổ
b) Ngày, tháng, năm ghi sổ
c) Tên, số hiệu của các tài khoản sổ cái;
d) Số dư đầu ngày của từng tài khoản sổ cái;
đ) Số hiệu tài khoản chi tiết, số dư đầu ngày, tổng doanh số Nợ, tổng doanh số Có, số dư cuối ngày của từng tài khoản chi tiết thuộc tài khoản sổ cái có hoạt động trong ngày và được sắp xếp theo số hiệu tài khoản chi tiết từ nhỏ tới lớn. Trường hợp các dữ liệu của tài khoản kế toán chi tiết đã được thể hiện trên các sổ kế toán khác và được in ra giấy hàng ngày để kiểm tra và lưu trữ thì không phải thể hiện trên sổ kế toán tài khoản sổ cái và được thay thế bằng doanh số phát sinh Nợ, doanh số phát sinh Có ngày của tài khoản sổ cái;
e) Số dư cuối ngày của tài khoản sổ cái;
g) Chữ ký người kiểm soát.
6. Bảng cân đối tài khoản kế toán ngày: Thể hiện số dư đầu ngày, doanh số Nợ, doanh số Có, số dư cuối ngày của các tài khoản sổ cái.
7. Ngoài các Bảng liệt kê giao dịch, sổ kế toán, báo cáo kế toán quy định trong Quy định này, các Ngân hàng được phép mở thêm các sổ kế toán khác phù hợp với yêu cầu quản lý của mình và quy định của pháp luật.
8. Đối với bảng cân đối tài khoản tháng, quý, năm, các báo cáo tài chính, các Ngân hàng thực hiện theo đúng quy định về báo cáo tài chính hiện hành.