Điều 4. Điều kiện thực hiện kế toán trên máy vi tính
1. Có đủ các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật và cán bộ, phần mềm kế toán đáp ứng được các tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 của Bộ Tài chính hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện phần mềm kế toán, đảm bảo phản ánh được đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định hiện hành, đảm bảo khả năng kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa chứng từ kế toán và sổ kế toán, đối chiếu số liệu giữa các sổ, và tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính theo quy định.
2. Có hệ thống các máy vi tính được nối mạng trực tuyến để cập nhật, xử lý, kiểm soát, khai thác và lưu trữ dữ liệu một cách an toàn, chính xác, nhanh chóng và thuận tiện. Hệ thống máy vi tính phải có cơ sở dữ liệu chung, có hệ thống thông tin dự phòng theo quy định.
3. Có quy trình kỹ thuật - nghiệp vụ kế toán trên máy vi tính. Quy trình kỹ thuật - nghiệp vụ về kế toán trên máy vi tính phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
a) Phân định rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của từng cán bộ liên quan đến kế toán trên máy vi tính.
b) Quy trình luân chuyển chứng từ phù hợp với phần mềm kế toán, yêu cầu quản lý từng loại nghiệp vụ, đồng thời đảm bảo quá trình hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết được chính xác.
c) Quy trình kiểm tra, kiểm soát, phê duyệt, đối chiếu việc kế toán trên máy tính, có đủ các thủ tục kiểm soát cần thiết để phát hiện kịp thời mọi sai phạm có thể phát sinh trong quá trình kế toán trên máy vi tính
d) Cấp phát, quản lý xác thực theo Quy chế an toàn, bảo mật hệ thống thông tin trong ngành ngân hàng ban hành theo Quyết định số 04/2006/QĐ-NHNN ngày 18/01/2006 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.
đ) Tổ chức lưu trữ dữ liệu kế toán trên hệ thống máy vi tính và tổ chức bảo mật dữ liệu kế toán.
4. Đối với các Quỹ tín dụng nhân dân cơ sở thực hiện kế toán trên máy vi tính theo Quy định này cũng phải thực hiện đúng các yêu cầu về an toàn, bảo mật hệ thống công nghệ thông tin, cấp phát, quản lý xác thực những người có thẩm quyền truy cập và sử dụng phần mềm kế toán theo Quyết định số 04/2006/QĐ-NHNN ngày 18/01/2006 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.