Điều 7. Trách nhiệm của cá nhân, đơn vị tham gia PMTDYKCĐ.
1. Chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố soạn thảo văn bản cần được theo dõi:
- Khi được giao dự thảo văn bản theo chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố, chuyên viên lập thêm bảng phân công công việc (theo mẫu đã gắn trong Chương trình phần mềm QLVB&HSCV), đính kèm cả 2 vào Chương trình phần mềm QLVB&HSCV theo quy trình.
- Khi nhận lại bản dự thảo và bảng phân công có ý kiến bút phê của Lãnh đạo Văn phòng hoặc Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố, chuyên viên sẽ thực hiện việc chỉnh sửa và gắn lại các văn bản này vào phần mềm QLVB&HSCV.
2. Chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố được phân công trong bảng phân công:
- Trong Chương trình PMTDYKCĐ, chuyên viên được phân công theo dõi có trách nhiệm trao đổi, đôn đốc đơn vị hoàn thành công việc theo đúng thời hạn được giao. Khi công việc của các sở-ngành, quận-huyện đã hoàn thành, chuyên viên báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để xem xét, kết thúc CVĐG.
- Khi CVĐG mới nhận được và nhận thấy giao chưa đúng thì chuyên viên nhanh chóng báo lại Lãnh đạo Văn phòng để điều chỉnh phân công lại chuyên viên khác cho phù hợp.
3. Lãnh đạo các Phòng chuyên viên có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc các chuyên viên trong phòng được phân công theo dõi đơn vị thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố; tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Văn phòng theo yêu cầu hoặc theo định kỳ.
4. Phòng Hành chính-Tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố: Khi nhận được bản dự thảo và bảng phân công có ý kiến bút phê của Lãnh đạo Văn phòng hoặc Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố, thực hiện đánh máy lại theo bút phê của Lãnh đạo. Khi phát hành lên mạng tin học các tập tin văn bản có kèm bảng phân công, phải kiểm tra 3 thuộc tính của bảng phân công: phải là tập tin (file) có cấu trúc, các cột nội dung điền đủ thông tin, nội dung phân công và nội dung văn bản chỉ đạo không mâu thuẫn nhau; nếu phát hiện mâu thuẫn thì báo lại chuyên viên soạn thảo để xử lý, khi chuyên viên thụ lý giải quyết xong mới được phát hành lên mạng tin học.
5. Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố: Trên cơ sở đề xuất của chuyên viên soạn thảo văn bản, Lãnh đạo Văn phòng rà soát văn bản dự thảo và bảng phân công công việc, xem xét đưa vào loại văn bản cần được theo dõi, ký ban hành hoặc trình thường trực Ủy ban nhân dân thành phố ký ban hành; quyết định kết thúc các CVĐG đã hoàn thành.
Định kỳ cuối tháng, Chánh Văn phòng tổ chức họp với các Phó Văn phòng và trưởng các Phòng chuyên viên để xem xét các báo cáo theo dõi CVĐG, chấn chỉnh đối với các CVĐG quá hạn xử lý; đôn đốc việc thực hiện CVĐG ở các sở-ngành, quận-huyện; quyết định bổ sung các đầu việc cần được theo dõi; có ý kiến khắc phục sai sót (nếu có) hoặc điều chỉnh, uốn nắn cho phù hợp với quy chế.
6. Thủ trưởng các sở-ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận-huyện chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân thành phố về kết quả thực hiện CVĐG; phân công cán bộ trong đơn vị truy cập hàng ngày vào Chương trình PMTDYKCĐ để nắm bắt CVĐG và tổ chức thực hiện; chỉ đạo việc cập nhật, trao đổi tình hình và báo cáo kết quả thực hiện (kèm tập tin văn bản) cho đến khi CVĐG được xác nhận đã hoàn thành.