Điều 6. Quy trình tạo lập văn bản dự thảo và quy trình thực hiện, theo dõi công việc.
1. Quy trình tạo lập văn bản dự thảo.
Chuyên viên dự thảo văn bản theo ý kiến chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố, đồng thời lập bảng phân công tóm tắt (theo mẫu đã được gắn trong Chương trình phần mềm QLVB&HSCV đang vận hành tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố). Tùy theo loại văn bản, chuyên viên sẽ trình dự thảo văn bản và bảng phân công cho lãnh đạo Văn phòng hay Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt.
Dự thảo văn bản và bảng phân công sẽ được Chuyên viên đính kèm vào Chương trình phần mềm QLVB&HSCV để chuyển xử lý qua đường mạng.
Dự thảo văn bản chỉ đạo và bảng phân công khi được lãnh đạo Văn phòng hay Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt sẽ được Phòng Hành chính - Tổ chức phát hành qua mạng bằng Chương trình phần mềm QLVB&HSCV, tiếp theo Chương trình PMTDYKCĐ sẽ tự động tiếp nhận và hiển thị phân công như bảng phân công đã soạn để các quận huyện, sở ngành và chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố truy cập, nắm bắt thực hiện và theo dõi công việc.
Dự thảo văn bản nếu có chỉnh sửa của Lãnh đạo Văn phòng hoặc Thường trực Ủy ban thì tùy theo mức độ chỉnh sửa, lãnh đạo sẽ chuyển cho chuyên viên để thực hiện việc chỉnh sửa hoặc chuyển đến Phòng Hành chính để đánh máy lại.
Văn bản chỉ đạo và bảng phân công được phê duyệt sẽ phát hành qua mạng đến các đơn vị. Riêng việc phát hành văn bản bằng giấy đến các đơn vị thì không kèm bảng phân công.
2. Quy trình thực hiện, theo dõi công việc trên Chương trình PMTDYKCĐ :
Các sở-ngành, quận-huyện gửi báo cáo (bằng văn bản và qua đường mạng) về Ủy ban nhân dân thành phố kết quả thực hiện CVĐG, chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố được phân công theo dõi sẽ kiểm tra kết quả thực hiện CVĐG tại các sở-ngành, quận-huyện.
Chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố rà soát kết quả thực hiện CVĐG của các sở-ngành, quận-huyện đã hoàn thành và báo cáo để Lãnh đạo Văn phòng xem xét, quyết định kết thúc CVĐG.