Điều 7. Tiếp nhận hồ sơ và quy trình bàn giao chiều đi
1. Việc tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính không phụ thuộc vào địa giới hành chính và việc chuyển hồ sơ điện tử, hồ sơ giấy đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết được thực hiện theo quy định tại Điều 20 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP của Chính phủ.
2. Trường hợp hồ sơ được luân chuyển hoàn toàn trên môi trường điện tử thì việc xác nhận giao nhận được thực hiện thông qua chức năng của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.
3. Trường hợp luân chuyển hồ sơ giấy: cá nhân được phân công nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ thực hiện kiểm đếm, lập danh mục tài liệu và bàn giao hồ sơ cho cá nhân hoặc đơn vị vận chuyển. Cá nhân hoặc đơn vị vận chuyển có trách nhiệm thực hiện việc đóng gói, dán niêm phong bảo đảm an toàn trước sự chứng kiến của cá nhân tiếp nhận hồ sơ; các bên tiến hành lập biên bản bàn giao (Biểu mẫu – 01), nhập thông tin vào Bảng tổng hợp luân chuyển hồ sơ chiều đi (Biểu mẫu – 03) để thực hiện vận chuyển.
4. Cơ quan giải quyết tiếp nhận, đối soát danh mục; ký xác nhận nhận hồ sơ; cập nhật tình trạng nhận hồ sơ trên hệ thống. Trường hợp phát hiện thiếu, không đúng danh mục hoặc hư hỏng niêm phong thì lập biên bản tại thời điểm nhận, thông báo kịp thời cho đơn vị tiếp nhận để phối hợp xử lý và xác định trách nhiệm theo quy định.