Điều 6. Nguyên tắc, hình thức và phương thức luân chuyển hồ sơ
1. Việc luân chuyển hồ sơ và kết quả giải quyết thủ tục hành chính được thực hiện theo quy định tại Điều 20 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP của Chính phủ và các quy định của pháp luật có liên quan; phải được theo dõi, đối soát, cập nhật đầy đủ, kịp thời trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc sổ theo dõi theo quy định; không được làm kéo dài thời hạn giải quyết thủ tục hành chính đã được công bố, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
2. Hồ sơ luân chuyển bao gồm chiều đi và chiều về:
a) Chiều đi: Từ đơn vị tiếp nhận đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
b) Chiều về: Từ cơ quan có thẩm quyền giải quyết về đơn vị tiếp nhận để trả kết quả/hồ sơ gốc (nếu có) cho tổ chức, cá nhân.
3. Việc luân chuyển hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải bảo đảm:
a) Đúng cơ quan, đơn vị, đúng mã hồ sơ, đúng danh mục bàn giao;
b) An toàn, bảo mật thông tin, tránh mất, thất lạc, hư hỏng hồ sơ, tài liệu;
c) Có khả năng kiểm tra, đối soát, truy vết quá trình luân chuyển thông qua nhật ký luân chuyển, biên bản bàn giao, phiếu giao nhận hoặc hình thức xác nhận khác theo quy định.
4. Việc luân chuyển hồ sơ giấy, hồ sơ gốc và kết quả giải quyết thủ tục hành chính được thực hiện theo một trong các phương thức sau:
a) Cá nhân của cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ trực tiếp thực hiện việc luân chuyển;
b) Thông qua doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích theo quy định của pháp luật;
c) Phương thức khác theo quy định của pháp luật, bảo đảm yêu cầu về an toàn, bảo mật và có chứng từ giao nhận, xác nhận quá trình luân chuyển.
5. Thời hạn và tần suất luân chuyển hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính được xác định căn cứ vào tính chất hồ sơ, khoảng cách địa lý và phương thức luân chuyển; bảo đảm việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính được thực hiện kịp thời, đúng thời hạn theo quy định.