Điều 9. Chuẩn bị tổ chức các phiên họp của Hội đồng tư vấn và Tổ thẩm định
1. Thư ký hành chính có trách nhiệm:
Chuẩn bị và gửi tài liệu đến tất cả thành viên Hội đồng tư vấn và thành viên Tổ thẩm định hoặc chuyên gia (nếu có) ít nhất 07 ngày làm việc trước phiên họp đánh giá hồ sơ đăng ký tuyển chọn, giao trực tiếp và 03 ngày làm việc trước phiên họp thẩm định kinh phí; cung cấp tài khoản người dùng cho các thành viên của Hội đồng tư vấn và các thành viên Tổ thẩm định hoặc chuyên gia (nếu có) ít nhất 07 ngày làm việc trước phiên họp đánh giá hồ sơ đăng ký tuyển chọn, giao trực tiếp và 03 ngày làm việc trước phiên họp thẩm định kinh phí trong trường hợp họp trực tuyến hoặc trực tiếp kết hợp với trực tuyến.
2. Tài liệu phục vụ phiên họp đánh giá hồ sơ đăng ký tuyển chọn bao gồm:
a) Quyết định thành lập Hội đồng tư vấn;
b) Trích lục danh mục nhiệm vụ được phê duyệt;
c) Bản sao hồ sơ gốc hoặc bản điện tử của hồ sơ đăng ký tham gia tuyển chọn;
d) Phiếu nhận xét nhiệm vụ theo các Biểu mẫu của Phụ lục II ban hành kèm theo Quy định này (đề tài: Biểu B2-2a-NXĐTCN hoặc Biểu B2-2b-NXĐTXH/ NXĐA; dự án: Biểu B2-2c-NXDA; đề án: Biểu B2-2b-NXĐTXH/NXĐA);
đ) Ý kiến giải trình của tổ chức đăng ký chủ trì nhiệm vụ đối với các câu hỏi của các thành viên Hội đồng tư vấn (nếu có);
e) Biên bản ghi nhận kết quả kiểm tra thực tế cơ sở vật chất - kỹ thuật, nhân lực và năng lực tài chính của tổ chức, cá nhân đăng ký chủ trì và tổ chức đăng ký phối hợp thực hiện nhiệm vụ (nếu có).
3. Tài liệu phục vụ phiên họp thẩm định kinh phí nhiệm vụ bao gồm:
a) Quyết định thành lập Tổ thẩm định;
b) Thuyết minh nhiệm vụ đã được chỉnh sửa theo kết luận của Hội đồng tư vấn;
c) Bản giải trình của tổ chức chủ trì về những nội dung đã chỉnh sửa theo kết luận của Hội đồng tư vấn theo Biểu B2-8-GTHĐ tại Phụ lục II ban hành kèm theo Quy định này và hồ sơ, tài liệu bổ sung (nếu có);
d) Biên bản họp Hội đồng tư vấn;
đ) Biên bản ghi nhận kết quả kiểm tra thực tế cơ sở vật chất - kỹ thuật, nhân lực và năng lực tài chính của tổ chức, cá nhân đăng ký chủ trì và tổ chức đăng ký phối hợp thực hiện nhiệm vụ (nếu có);
e) Lý lịch khoa học các thành viên thực hiện chính, thư ký khoa học thực hiện nhiệm vụ có xác nhận của tổ chức quản lý nhân sự theo Biểu B1-4-LLCN tại Phụ lục I ban hành kèm theo Quy định này;
g) Báo giá thiết bị, nguyên vật liệu chính cần mua sắm, dịch vụ cần thuê để thực hiện nhiệm vụ còn hiệu lực (thời gian báo giá không quá 90 ngày tính đến thời điểm nộp hồ sơ);
h) Các tài liệu khác có liên quan.