Điều 13. Nội dung, quy trình cập nhật thông tin giao nhiệm vụ và thực hiện nhiệm vụ tại các cơ quan, đơn vị
1. Nội dung thông tin giao nhiệm vụ bao gồm:
a) Cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ;
b) Nội dung nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao;
c) Thời hạn thực hiện nhiệm vụ;
d) Chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh được giao theo dõi, đôn đốc thực hiện nhiệm vụ.
2. Quy trình cập nhật thông tin giao nhiệm vụ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:
a) Đối với những văn bản có nội dung giao nhiệm vụ, chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm cập nhật nội dung giao nhiệm vụ cho các cơ quan, đơn vị quy định tại khoản 1 Điều này trong quá trình soạn thảo văn bản trước khi trình lãnh đạo phòng xem xét.
b) Sau khi văn bản có nội dung giao nhiệm vụ được lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt, chuyên viên được giao theo dõi, đôn đốc thực hiện nhiệm vụ có trách nhiệm kiểm tra, hoàn thiện nội dung thông tin giao nhiệm vụ theo đúng nội dung tại văn bản giao nhiệm vụ đã được lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt trước khi chuyển lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, văn thư ban hành.
3. Quy trình thực hiện nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao tại các cơ quan, đơn vị nhận nhiệm vụ:
a) Trên cơ sở nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao, chuyển đến trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, các cơ quan, đơn vị liên quan rà soát, đối chiếu các thông tin giao nhiệm vụ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành với các văn bản giao nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh. Trường hợp nội dung nhiệm vụ được cập nhật và chuyển đến trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành chưa chính xác thì trao đổi, thống nhất lại với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để xem xét, điều chỉnh cho phù hợp với văn bản giao nhiệm vụ hoặc trả lại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh nếu giao nhầm.
Trường hợp một văn bản có nhiều nhiệm vụ, tại đơn vị nhận sẽ hiện nhiều dòng văn bản với các nội dung nhiệm vụ khác nhau, văn thư cần vào sổ và chuyển lãnh đạo cơ quan tất cả các văn bản có chứa nhiệm vụ được giao. Người có trách nhiệm phân giao văn bản phải đọc kỹ nội dung nhiệm vụ kèm theo văn bản để phân giao văn bản đến đúng bộ phận có trách nhiệm xử lý đối với nhiệm vụ kèm theo.
b) Sau khi nhận được văn bản, chuyên viên được giao xử lý nhiệm vụ (người xử lý chính) phải thực hiện thao tác “khởi tạo văn bản đi” tại mục “Văn bản trả lời” trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để tạo văn bản báo cáo nhiệm vụ theo yêu cầu; không được kết thúc văn bản giao nhiệm vụ để bảo đảm luồng xử lý nhiệm vụ được liên tục. Trường hợp đã kết thúc văn bản chứa nội dung giao nhiệm vụ, chuyên viên phải thực hiện thao tác lấy lại văn bản và xử lý đúng quy trình quy định.
Đối với trường hợp cơ quan nhận nhiệm vụ cần xin ý kiến các cơ quan, đơn vị khác mới thực hiện được nhiệm vụ thì phải khởi tạo luồng văn bản đi mới đối với văn bản xin ý kiến, không liên quan đến luồng xử lý của văn bản có nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao. Sau khi tổng hợp ý kiến của các cơ quan, đơn vị liên quan để thực hiện nhiệm vụ, chuyên viên mới tiếp tục thực hiện thao tác “khởi tạo văn bản đi” tại mục “Văn bản trả lời” tại văn bản giao nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để tạo văn bản báo cáo nhiệm vụ theo yêu cầu.
c) Sau khi văn bản trả lời được ban hành (là kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao), chuyên viên được giao xử lý nhiệm vụ có trách nhiệm tiếp tục theo dõi trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành đến khi nhiệm vụ được phê duyệt hoàn thành. Trường hợp không được phê duyệt hoàn thành, yêu cầu phúc đáp lại thì chuyên viên được giao xử lý nhiệm vụ tiếp tục thực hiện lại quy trình xử lý từ đầu.
4. Thời hạn cập nhật tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao:
Khi nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao được các cơ quan, đơn vị xử lý theo đúng quy trình sẽ được tự động cập nhật tình hình thực hiện đến Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Thời hạn cập nhật tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ là khoảng thời gian trong hạn được giao thực hiện nhiệm vụ. Thời điểm hoàn thành nhiệm vụ được xác định là thời điểm văn bản trình kết quả thực hiện nhiệm vụ được ban hành.
Đối với các nhiệm vụ đã hoàn thành nhưng không xử lý đúng luồng văn bản dẫn tới chưa được cập nhật, báo cáo đúng quy trình trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành được xác định là nhiệm vụ chưa hoàn thành.
5. Trường hợp xin gia hạn thực hiện nhiệm vụ:
Trường hợp các cơ quan, đơn vị không thể thực hiện đúng thời hạn được giao thì phải chủ động báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xin gia hạn bằng văn bản; đồng thời thực hiện xin gia hạn trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong khoảng thời hạn thực hiện nhiệm vụ, nếu quá thời hạn được giao đơn vị mới thực hiện xin gia hạn thì nhiệm vụ đó được coi là nhiệm vụ chưa hoàn thành quá hạn. Văn bản xin gia hạn phải khởi tạo trên luồng xử lý mới của cơ quan, đơn vị, không liên quan đến luồng văn bản giao nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
Sau khi văn bản xin gia hạn được ban hành, chuyên viên xử lý nhiệm vụ thực hiện thao tác “xin gia hạn”, đồng thời đính kèm văn bản xin gia hạn để Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh báo cáo Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.
Trường hợp được lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh đồng ý gia hạn thực hiện nhiệm vụ, sau khi văn bản đồng ý gia hạn được ban hành, chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh được giao theo dõi, đôn đốc tình hình thực hiện nhiệm vụ thực hiện đính kèm văn bản đồng ý gia hạn, đồng thời căn cứ nội dung thời hạn tại văn bản, tiến hành phê duyệt gia hạn và cập nhật chính xác thời hạn thực hiện mới cho nhiệm vụ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Sau khi hoàn thành nhiệm vụ được gia hạn, cơ quan được giao nhiệm vụ thực hiện thao tác “khởi tạo văn bản đi” ở mục “Văn bản trả lời” tại văn bản được giao nhiệm vụ ban đầu trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để đề nghị phê duyệt nhiệm vụ.