Điều 25. Các cơ quan nhà nước trong việc quản lý, sử dụng hệ thống
1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực tiếp (hoặc ủy quyền cho bộ phận giúp việc) thường xuyên theo dõi trên Cổng Dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử để nhận biết thông tin về tiến độ giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính của cán bộ công chức các phòng chuyên môn; kịp thời đôn đốc việc xử lý các hồ sơ đang còn tồn đọng (nếu có); tổng hợp tình hình giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo tháng, quý, năm để phục vụ chế độ báo cáo. Chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh về kết quả tiến độ, giải quyết thủ tục hành chính của ngành, địa phương trên Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử.
2. Đảm bảo các hồ sơ thủ tục hành chính (thuộc các lĩnh vực được triển khai áp dụng chính thức trên hệ thống thông tin một cửa điện tử) của các tổ chức và cá nhân được tiếp nhận, xử lý qua Hệ thống thông tin một cửa điện tử của cơ quan, đơn vị phải có đầy đủ tình trạng xử lý và thông tin giải quyết hồ sơ.
3. Hàng năm chủ động rà soát, xây dựng lộ trình cung cấp dịch vụ công trực tuyến đối với thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết, đối với cấp huyện bao gồm thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã; tuyên truyền, hướng dẫn sử dụng dịch vụ công trực tuyến, tiếp nhận và giải quyết hồ sơ dịch vụ công trực tuyến theo quy định.
4. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông để được hỗ trợ, hướng dẫn sử dụng Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử, chủ động phối hợp trong khắc phục sự cố (nếu có).
5. Cán bộ, công chức của các cơ quan, đơn vị và cán bộ TN&TKQ tại Trung tâm Hành chính công tỉnh/Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả các cấp có trách nhiệm sử dụng Hệ thống thông tin một cửa điện tử theo tài khoản được cấp để giải quyết nhiệm vụ được giao, xử lý đồng bộ hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử trên hệ thống cùng lúc để đảm bảo hồ sơ không bị chậm trễ; thực hiện thay đổi mật khẩu cá nhân ngay từ lần đầu truy cập, có trách nhiệm bảo mật thông tin về tài khoản của mình và các thông tin của hệ thống; thực hiện quy trình xử lý hồ sơ điện tử trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử theo đúng các quy định tại Điều 12, Điều 13, Điều 14, Điều 15 của Quy chế này (đặc biệt chú trọng việc cập nhật thông tin và kết quả xử lý tại mỗi bước xử lý để hệ thống lưu trữ thông tin lịch sử của việc giải quyết thủ tục hành chính).
6. Cán bộ phụ trách quản trị mạng của các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm phối hợp với bộ phận quản trị các hệ thống thông tin hỗ trợ giải quyết thủ tục hành chính của Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông để tạo mới và phân quyền cho người sử dụng tham gia Hệ thống thông tin một cửa điện tử, theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Hướng dẫn cán bộ, công chức sử dụng hiệu quả Hệ thống thông tin một cửa điện tử, đảm bảo Hệ thống thông tin một cửa điện tử tại cơ quan, đơn vị vận hành thông suốt, liên tục.
7. Cán bộ phụ trách đầu mối kiểm soát thủ tục hành chính của các cơ quan, đơn vị phải thường xuyên rà soát các quy trình nội bộ thủ tục hành chính, chịu trách nhiệm phối hợp với cán bộ phụ trách quản trị mạng của cơ quan, đơn vị hoặc bộ phận quản trị hệ thống của Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông để tiến hành cập nhật, sửa đổi, bổ sung các quy trình nội bộ trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử khi có sự thay đổi, điều chỉnh mới của các thủ tục hành chính. Đảm bảo đăng tải đầy đủ 100% thủ tục hành chính (từ mức độ 2 trở lên) thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, đơn vị lên Cổng Dịch vụ công.
8. Căn cứ Quy định này và tình hình thực tế tại cơ quan, đơn vị, xây dựng quy định khai thác, sử dụng Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử tại cơ quan, đơn vị mình, đảm bảo khai thác có hiệu quả các hệ thống thông tin hỗ trợ giải quyết thủ tục hành chính đã được triển khai.