Điều 14. Cập nhật nội dung trao đổi thông tin với tổ chức, cá nhân trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính
1. Trong quá trình giải quyết hồ sơ; cán bộ, công chức, viên chức tham gia giải quyết thủ tục hành chính theo chức năng, nhiệm vụ pháp luật giao, có trách nhiệm cập nhật nội dung trao đổi thông tin lên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh để gửi cho tổ chức, cá nhân theo quy định tại Điều 15 Quy chế này, bao gồm các thông tin sau:
a) Bản hướng dẫn kê khai, chuẩn bị hồ sơ thủ tục hành chính.
b) Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.
Trường hợp thủ tục hành chính được giải quyết ngay sau khi tiếp nhận thì có thể không cần gửi Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả nhưng bộ phận tiếp nhận hồ sơ phải cập nhật thông tin lên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh. Trường hợp người nộp hồ sơ có yêu cầu thì bộ phận tiếp nhận hồ sơ phải in gửi Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.
c) Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
d) Phiếu từ chối tiếp nhận, giải quyết hồ sơ.
đ) Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả.
e) Phiếu đánh giá mức độ hài lòng của tổ chức, cá nhân đối việc việc giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.
2. Các văn bản quy định tại khoản 1 Điều này được thiết kế mẫu điện tử tương tác trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh và có thể truy xuất dữ liệu thành tệp tin (file) văn bản điện tử để chỉnh sửa, hoàn thiện và đính kèm dưới dạng văn bản điện tử có ký số lên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh.
3. Đối với các trường hợp yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, từ chối tiếp nhận giải quyết, giải quyết hồ sơ quá hạn thì cán bộ, công chức, viên chức tham gia giải quyết thủ tục hành chính phải đính kèm tệp tin (file) điện tử các văn bản quy định tại các điểm c, d, đ khoản 1 Điều này vào chức năng cập nhật thông tin trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử để xác định thời gian giải quyết hồ sơ và chuyển thông tin cho tổ chức, cá nhân.
4. Việc ký xác nhận và đính kèm tệp tin (file) điện tử các văn bản quy định tại các điểm c, d, đ khoản 1 Điều này được thực hiện theo thẩm quyền tiếp nhận, xử lý, giải quyết hồ sơ của từng cán bộ, công chức, viên chức trong từng bước thực hiện thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật. Có thể áp dụng chữ ký số trong việc ký văn bản ngay trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh.
5. Các chức năng cập nhật, xử lý và theo dõi quy trình giải quyết hồ sơ được xây dựng để sau khi các văn bản quy định tại các điểm c, d, đ khoản 1 Điều này được cập nhật lên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh sẽ được chuyển ngay đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả để kịp thời thông báo cho tổ chức, cá nhân biết; đồng thời được thể hiện trên quy trình theo dõi việc giải quyết hồ sơ đó trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh.