Điều 9. Tổ chức đón tiếp và quản lý đoàn nước ngoài đến tỉnh (đoàn vào)
1. Việc tổ chức đón tiếp và quản lý các đoàn khách quốc tế đến thăm và làm việc tại tỉnh thực hiện theo qui định tại Quyết định số 13/2008/QĐ-UBND ngày 25 tháng 4 năm 2008 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam ban hành Quy định về đón tiếp khách quốc tế.
2. Việc mời đoàn nước ngoài vào làm việc với Ủy ban nhân dân tỉnh và các đơn vị thuộc tỉnh phải thực hiện theo chương trình đối ngoại hàng năm đã được phê duyệt.
3. Ủy ban nhân dân tỉnh ủy quyền cho một số đơn vị, địa phương trực tiếp mời, làm việc với các đối tác nước ngoài tại tỉnh Quảng Nam trên cơ sở đề xuất của Sở Ngoại vụ. Việc ủy quyền được thực hiện bằng văn bản và được gửi đến các cơ quan chức năng.
4. Các Sở, Ban, ngành và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố chịu trách nhiệm mời, đón tiếp, làm việc, quản lý người nước ngoài theo ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh.
5. Việc tiếp khách nước ngoài của lãnh đạo tỉnh
a) Đối với các đoàn khách nước ngoài cần được lãnh đạo tỉnh tiếp, Sở Ngoại vụ phải có tờ trình nêu rõ các thông tin về đối tác, nội dung công việc và mục tiêu cần đạt được. Các đơn vị khác khi có yêu cầu lãnh đạo tỉnh tiếp khách nước ngoài cần báo cáo lãnh đạo tỉnh và trao đổi với Sở Ngoại vụ thực hiện việc bố trí gặp.
Đối với các đoàn khách có nội dung hoạt động phức tạp, nhạy cảm, cơ quan chủ trì đón tiếp đoàn phải kịp thời tham khảo ý kiến của các cơ quan Trung ương (Bộ Ngoại giao, Ban Đối ngoại Trung ương Đảng) thông qua Sở Ngoại vụ và báo cáo lãnh đạo tỉnh để có chủ trương đón tiếp đoàn phù hợp.
Trường hợp khách nước ngoài yêu cầu đột xuất gặp lãnh đạo tỉnh, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm ghi nhận, kịp thời báo cáo xin ý kiến và trả lời khách.
b) Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và Sở Ngoại vụ căn cứ chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt, phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức buổi làm việc giữa lãnh đạo tỉnh và khách nước ngoài. Cơ quan chủ trì tham mưu đón tiếp đoàn cần phối hợp với các đơn vị liên quan đề xuất nội dung làm việc phục vụ cho buổi tiếp đoàn, nội dung phải đảm bảo về chính trị, an ninh quốc gia, hiệu quả kinh tế và gửi trước cho lãnh đạo tỉnh ít nhất hai ngày trước khi buổi tiếp diễn ra.
Sở Ngoại vụ bố trí phiên dịch và cử cán bộ ghi chép nội dung làm việc; Văn phòng Tỉnh ủy hoặc Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh hoặc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh cử cán bộ tham gia và dự thảo thông báo kết quả làm việc (nếu cần); các Sở, Ban, ngành và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố phải cử cán bộ có thẩm quyền và chuyên môn tham gia buổi tiếp khách khi có sự chỉ định của lãnh đạo tỉnh.
6. Việc tiếp khách của thủ trưởng các Sở, Ban, ngành và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố
a) Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố chịu trách nhiệm mời, đón tiếp, làm việc với các tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ, doanh nghiệp, cá nhân nước ngoài theo sự ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Khi đón tiếp khách nước ngoài tại trụ sở đơn vị, thủ trưởng các Sở, Ban, ngành và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố chủ động tổ chức đón tiếp, làm việc với khách nước ngoài theo chương trình, nội dung đã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh duyệt; báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả làm việc (gửi đồng thời báo cáo về Sở Ngoại vụ).
c) Trong khi tiếp hoặc làm việc với người nước ngoài, thủ trưởng các Sở, Ban, ngành và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố phải cử người hiểu biết sâu những nội dung cần trao đổi với khách, ghi chép đầy đủ về thời gian, thành phần tham dự, nội dung trao đổi. Những nội dung quan trọng và có liên quan đến trách nhiệm của nhiều đơn vị nằm ngoài nội dung chuẩn bị, người tiếp chỉ được phép ghi nhận và trả lời sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
d) Sau khi tiếp hoặc làm việc với người nước ngoài, các Sở, Ban, ngành và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố có trách nhiệm báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Ngoại vụ) kết quả làm việc với đoàn, đề xuất chủ trương đối với những vấn đề liên quan và nêu rõ kế hoạch triển khai các thỏa thuận giữa tỉnh với các đối tác nước ngoài (nếu có).
đ) Sở Ngoại vụ có trách nhiệm hướng dẫn các Sở, Ban, ngành và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố thủ tục mời, đón tiếp, quản lý khách nước ngoài theo quy định.
7. Kinh phí
a) Kinh phí đón tiếp các đoàn khách nước ngoài được thực hiện theo chế độ chi tiêu hiện hành của Bộ Tài chính và UBND tỉnh quy định.
b) Việc đài thọ cho các đoàn khách nước ngoài thăm tỉnh được áp dụng theo thông lệ quốc tế và trên cơ sở có đi có lại.
c) Những trường hợp ngoại lệ khác phải xin chỉ đạo của cấp trên.
8. Tuyên truyền và đưa tin
Cơ quan chủ trì đón tiếp đoàn phối hợp với Văn phòng Tỉnh ủy hoặc Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh hoặc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan truyền thông của Trung ương, địa phương để tổ chức đưa tin kịp thời về các đoàn khách đến thăm do lãnh đạo tỉnh tiếp. Đối với những đoàn có tính chất phức tạp và nhạy cảm thì phải xin ý kiến các cơ quan Trung ương (Bộ Ngoại giao, Ban Đối ngoại Trung ương Đảng) và báo cáo lãnh đạo tỉnh về mức độ, khả năng đưa tin.