Điều 8. Tổ chức và quản lý các đoàn đi công tác nước ngoài (đoàn ra)
1. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm
a) Chủ trì, phối hợp với các Sở, Ban, ngành và Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố lập kế hoạch và tổ chức các đoàn lãnh đạo tỉnh đi công tác nước ngoài theo chương trình đối ngoại hàng năm đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
b) Trực tiếp tiếp nhận hồ sơ, tham mưu Uỷ ban nhân dân tỉnh việc đi nước ngoài của cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền quản lý của tỉnh.
c) Xét duyệt nhân sự xuất cảnh đối với đối tượng là cán bộ, công chức theo sự ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh.
d) Chủ trì phối hợp với các ngành chức năng theo dõi, quản lý, thống kê việc xuất, nhập cảnh của cán bộ, công chức; đề xuất Uỷ ban nhân dân tỉnh xử lý các trường hợp cán bộ, công chức vi phạm quy định của Nhà nước đối với cán bộ, công chức đi nước ngoài.
đ) Hướng dẫn các đoàn đi nước ngoài liên hệ, tham khảo ý kiến các cơ quan trong nước có liên quan và các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (cả trước và trong thời gian hoạt động ở nước ngoài).
e) Xin ý kiến Bộ Ngoại giao và các cơ quan có liên quan tham mưu Uỷ ban nhân dân tỉnh xử lý các vấn đề nhạy cảm, phức tạp nảy sinh trong quá trình đi nước ngoài.
2. Các Sở, Ban, ngành và Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố có trách nhiệm
a) Quản lý, hướng dẫn cán bộ, công chức thuộc quyền đi công tác nước ngoài hoặc đi nước ngoài về việc riêng theo đúng quy định của Nhà nước.
b) Tổ chức quản lý hộ chiếu công vụ, hộ chiếu ngoại giao của cán bộ, công chức theo qui định và đảm bảo hộ chiếu được sử dụng đúng mục đích, đối tượng.
3. Cán bộ, công chức đi nước ngoài công tác có trách nhiệm:
a) Xây dựng nội dung của chuyến công tác gồm mục đích, nhiệm vụ, lịch trình, địa điểm, kinh phí của chuyến công tác, tham luận, bài phát biểu…để thông qua Thủ trưởng đơn vị và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Ngoại vụ.
b) Trong thời gian học tập, tham quan, khảo sát, dự hội nghị, hội thảo…ở nước ngoài, cán bộ, công chức phải thực hiện đúng kế hoạch, chương trình, thời gian, địa điểm và kinh phí đã được duyệt, có trách nhiệm giữ gìn bí mật quốc gia, tuân thủ đúng pháp luật của nước sở tại. Trường hợp có những yêu cầu ngoài chương trình kế hoạch đã được duyệt phải kịp thời báo cáo xin ý kiến Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc Trưởng cơ quan Đại diện Ngoại giao Việt Nam tại nước sở tại.
c) Khi kết thúc đợt công tác ở nước ngoài, chậm nhất 10 ngày sau khi về nước, cán bộ, công chức phải nộp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cho cơ quan trực tiếp quản lý.
d) Trưởng đoàn, cá nhân (trường hợp đi công tác độc lập) phải gửi báo cáo về kết quả chuyến công tác cho Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ) và đơn vị trực tiếp quản lý. Nội dung báo cáo gồm: lịch trình chuyến đi có ghi rõ thời gian, địa điểm, nội dung trao đổi, họ tên và chức vụ cá nhân, tên của tổ chức nước ngoài mà đoàn đã làm việc; đánh giá kết quả chuyến đi, các kiến nghị và đề xuất kèm theo văn bản thỏa thuận, ghi nhớ hoặc hợp đồng ký kết với đối tác nước ngoài (nếu có); danh mục tài liệu đã thu thập được và những phát sinh trong chuyến công tác.
đ) Cán bộ là đảng viên đi công tác nước ngoài, ngoài việc phải thực hiện những quy định chung tại Quy định này còn có trách nhiệm thực hiện Quy định số 17/QĐ-TW ngày 10 tháng 12 năm 1996 của Bộ Chính trị về nhiệm vụ của đảng viên khi ra nước ngoài.
4. Cá nhân, đơn vị không thực hiện đúng quy định tại Điểm c, Điểm d Khoản 3 Điều này thì Ủy ban nhân dân tỉnh sẽ xử lý hoặc đề nghị xử lý (hành chính hoặc kỷ luật) theo phân cấp quản lý cán bộ, công chức hiện hành.