Điều 3: Hồ sơ địa chính là hệ thống tài liệu, số liệu, bản đồ, sổ sách chứa đựng những thông tin cần thiết về các mặt tự nhiên, kinh tế, xã hội, pháp lý của đất đai đã được thiết lập trong quá trình đo đạc, lập bản đồ địa chính, đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Hồ sơ địa chính được thành lập theo đơn vị hành chính cấp xã, được lập thành 3 bộ để lưu trữ và sử dụng tại 3 cấp; Xã (phường, thị trấn), huyện (thị xã, thành phố) và Tỉnh.
Hồ sơ địa chính phải được lập theo đúng phương thức, thủ tục được quy định tại Thông tư 346/1998/TCĐC ngày 16/3/1998 của Tổng Cục Địa chính. Những hồ sơ địa chính đã lập không đúng quy định đều phải lập lại hoặc sửa đổi, bổ sung theo quy định.