Điều 7. Trách nhiệm quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế
1. Sở Ngoại vụ
a) Là cơ quan đầu mối giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh.
b) Tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định việc cấp phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế đối với các trường hợp thuộc Khoản 1, Điều 3 của Quy định này và quyết định việc cấp phép đối với các trường hợp thuộc Khoản 3, Điều 3 của Quy định này.
c) Chịu trách nhiệm hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện việc trình hồ sơ xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo đúng với quy trình, thủ tục quy định.
d) Thẩm định hồ sơ (nội dung, thời gian, thành phần, cách thức, kế hoạch,…) tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế; yêu cầu đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế.
đ) Phối hợp với các cơ quan chức năng liên quan kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định về thông tin, tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế.
e) Phối hợp với các cơ quan chức năng liên quan phát hiện và xử lý đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Quy định này trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế; trường hợp cần thiết tham mưu văn bản trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đình chỉ việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có dấu hiệu vi phạm.
g) Định kỳ hằng năm, tổng hợp và tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chế độ báo cáo cho Bộ Ngoại giao tình hình tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh (theo mẫu số 2 ban hành kèm theo Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ).
2. Công an tỉnh
a) Chịu trách nhiệm hướng dẫn, quản lý việc thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất cảnh, nhập cảnh và lưu trú trên địa bàn tỉnh đối với đại biểu là người nước ngoài đến tham dự hoặc tham gia tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại tỉnh.
b) Phối hợp với Sở Ngoại vụ trong công tác tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cấp phép việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
c) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước; phát hiện và xử lý đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Quy định này trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
d) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông quản lý việc tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế.
đ) Phối hợp với các đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế quản lý hoạt động của các thành phần tham dự, đảm bảo an ninh trật tự trong thời gian hội nghị, hội thảo quốc tế diễn ra.
3. Sở Thông tin và Truyền thông
a) Chủ trì theo dõi việc thực hiện các quy định về thông tin, tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế; việc phát hành ấn phẩm sử dụng tại hội nghị, hội thảo quốc tế.
b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng xử lý đối với các đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế vi phạm các vấn đề liên quan đến lĩnh vực thông tin, tuyên truyền.
4. Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch
a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng xử lý đối với các đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế treo băng rôn, phướn quảng cáo không đúng với quy định.
b) Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thông báo sản phẩm quảng cáo về tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên băng rôn, phướn quảng cáo và các hình thức quảng bá khác của đơn vị khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo.
5. Đối với các Sở, Ban, ngành, địa phương thuộc tỉnh
a) Chịu trách nhiệm thẩm định và cho ý kiến trả lời bằng văn bản về nội dung, địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế khi được gửi văn bản lấy ý kiến theo quy trình tại Điểm b, Khoản 1 và Khoản 2, Điều 4 Quy định này.
b) Phối hợp với Sở Ngoại vụ, Công an tỉnh và các cơ quan, địa phương liên quan quản lý hoạt động tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo lĩnh vực và địa bàn quản lý; đề nghị cấp có thẩm quyền đình chỉ hội nghị, hội thảo quốc tế nếu phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật và không chấp hành đúng theo quy định này.
c) Báo cáo tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung thuộc trách nhiệm quản lý nhà nước của Sở, ngành, địa phương gửi Sở Ngoại vụ trước ngày 15 tháng 12 hằng năm để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (theo mẫu số 2 ban hành kèm theo Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ).