Điều 6. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
1. Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của các cơ quan Trung ương; các hội nghị, hội thảo quốc tế trong khuôn khổ Chương trình hoạt động đối ngoại hằng năm của tỉnh và các Bộ, ngành; và các hội nghị, hội thảo theo chương trình, dự án hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) đã được các cấp có thẩm quyền phê duyệt diễn ra trên địa bàn tỉnh Quảng Nam:
Cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân chủ trì tổ chức hoặc phối hợp tổ chức có trách nhiệm gửi văn bản thông báo cho Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ) về nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế (thời gian, địa điểm, thành phần, mục đích,...) trước thời gian tổ chức ít nhất 05 ngày để địa phương phối hợp quản lý.
2. Đối với các hội nghị, hội thảo, tập huấn, hoạt động hội họp có yếu tố nước ngoài khác được tiến hành theo chương trình/dự án phi chính phủ nước ngoài diễn ra trên địa bàn tỉnh Quảng Nam: thực hiện theo Quyết định số 34/2013/QĐ-UBND ngày 24/12/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam về việc ban hành Quy chế quản lý hoạt động của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài trên địa bàn tỉnh Quảng Nam.
3. Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của tỉnh: Các đơn vị, tổ chức chủ trì tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế chịu trách nhiệm:
a) Nộp hồ sơ xin cấp phép tổ chức theo đúng thủ tục và quy trình quy định tại Quy định này; phối hợp chặt chẽ với các cơ quan chức năng của tỉnh trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế;
b) Chỉ tiến hành tổ chức khi được cấp phép; toàn bộ chương trình, nội dung thực hiện theo phê duyệt của cấp có thẩm quyền; nếu thay đổi về nội dung, địa điểm, thời gian tổ chức phải báo cáo với cơ quan có thẩm quyền cấp phép và chỉ được tổ chức khi được phê duyệt lại;
c) Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, các tư liệu, số liệu, nội dung các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế; trong trường hợp có những phát sinh khác phải kịp thời báo cáo với Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Ngoại vụ) để xem xét xử lý;
d) Phải bảo đảm mục đích nhập cảnh của người nước ngoài và có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan chức năng quản lý người nước ngoài trong thời gian lưu trú tại tỉnh (đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế có người nước ngoài tham dự);
đ) Chậm nhất sau 15 ngày kể từ ngày kết thúc hội nghị, hội thảo phải gửi báo cáo tóm tắt bằng văn bản kết quả hội nghị, hội thảo cho Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Ngoại vụ) (theo mẫu số 1 ban hành kèm theo Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ).