Điều 15. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
2. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).
3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn phòng để xử lý.
4. Đảm bảo 100% Văn bản đến (có tệp tin đính kèm) phải được đăng ký và cập nhật vào Phần mềm Quản lý văn bản và Điều hành hoặc vào Sổ đăng ký văn bản đến (đối với trường hợp đơn vị chưa cài đặt phần mềm). Danh mục văn bản đến cập nhật vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành phải được in ra để quản lý và nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
5. Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.
6. Biểu mẫu:
a) Phụ lục II: Mẫu dấu “Đến”
b) Phụ lục III: Sổ Đăng ký văn bản đến
c) Phụ lục IV: Sổ Đăng ký đơn thư