Điều 13. Y sao, sao lục văn bản
1.Thể thức bản sao được thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Nguyên tắc và trình tự sao văn bản
a) Chuyên viên có trách nhiệm:
- Sau khi nhận văn bản đến trong thời hạn không quá 3 ngày đề xuất thành phần sao gửi trên “Phiếu xử lý văn bản đến”, xin ý kiến Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện hoặc Lãnh đạo Văn phòng.
- Sau khi Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện hoặc Lãnh đạo Văn phòng có ý kiến, chuyên viên cập nhật các thông tin phát hành bản sao, in phiếu “Yêu cầu phát hành văn bản sao” theo BM 10/QĐ-TNXL trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành và chuyển cho bộ phận văn thư để làm thủ tục phát hành.
b) Bộ phận Văn thư sau khi tiếp nhận cập nhật các thông tin vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trình Lãnh đạo Văn phòng ký duyệt nội dung văn bản sao theo BM 11/QĐ-TNXL, theo nguyên tắc Lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực nào thì xem xét và ký sao gửi lĩnh vực đó.
c) Thời gian làm thủ tục sao văn bản và phát hành bản sao tại Bộ phận Văn thư không quá 1 ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo kể từ khi nhận được văn bản từ chuyên viên.
d) Việc thực hiện gửi văn bản sao qua mạng trên hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành được thực hiện theo Điểm e Khoản 4 Điều 12 tại Quy định này.