Điều 12. Thủ tục phát hành
1. Đăng ký phát hành văn bản
Tất cả các loại văn bản sau khi ký duyệt, chuyên viên phát hành văn bản có trách nhiệm:
a) Đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật về thể thức, hình thức và nội dung của văn bản phát hành; in “Phiếu yêu cầu phát hành văn bản” trừ văn bản Một cửa, cập nhật các thông tin theo BM 05/QĐ-TNXL trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành và chuyển cho bộ phận văn thư để làm thủ tục phát hành.
b) Cập nhật các thông tin văn bản phát hành vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành kèm theo file toàn văn trừ những văn bản “Mật".
c) Chịu trách nhiệm về nội dung văn bản phát hành và tệp file văn bản gửi qua phần mềm Quản lý văn bản và điều hành.
d) Kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước UBND huyện và trước pháp luật.
2. Đăng ký văn bản đi
a) Tất cả văn bản phát hành chính thức của UBND huyện đều do bộ phận Văn thư thống nhất đăng ký số và ký hiệu theo quy định.
b) Bộ phận Văn thư chỉ tiếp nhận phát hành những văn bản đã có chữ ký duyệt của người có thẩm quyền, không sửa chữa, tẩy xóa, hình thức, thể thức theo quy định, kèm theo file toàn văn (trừ các văn bản quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 12 quy định này).
c) Bộ phận Văn thư tổng hợp rà soát lần cuối về thể thức, hình thức và nội dung văn bản, kiểm tra file toàn văn trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trước khi phát hành. Trường hợp có điểm nghi ngờ hoặc chưa rõ về nội dung, câu chữ, số liệu thì không được tự ý sửa chữa, mà phải trao đổi ngay với người soạn thảo văn bản hoặc báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để giải quyết.
3. Quản lý và sử dụng con dấu
a) Quản lý con dấu
Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện có trách nhiệm quản lý con dấu của Ủy ban Nhân dân, Hội đồng Nhân dân, Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện và các tổ chức Đảng, đoàn thể Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện.
Chánh Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện và cán bộ Văn thư được giao quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.
b) Sử dụng con dấu
Bộ phận Văn thư có trách nhiệm:
- Quản lý chặt chẽ và sử dụng các con dấu đúng quy định và chỉ có cán bộ văn thư có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu, ấn chỉ mới được đóng dấu.
- Trước khi đóng dấu, phải đối chiếu chữ ký trong văn bản với chữ ký mẫu đã đăng ký. Cán bộ Văn thư được giao quản lý, sử dụng con dấu phải tự tay mình đóng dấu vào văn bản, không được nhờ người khác đóng hộ.
- Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký ở phía trái.
- Việc đóng dấu phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
- Đóng dấu giáp lai: các văn bản quan trọng có từ 02 tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai.
c) Nghiêm cấm đóng dấu vào các giấy tờ chưa ghi nội dung (khống chỉ) hoặc chưa có chữ ký của người có trách nhiệm.
d) Đối với văn bản phát hành hoặc tài liệu Hội nghị, các cuộc họp UBND huyện nằm trong danh mục Bảo vệ bí mật nhà nước thì chuyên viên phải có trách nhiệm đăng ký sử dụng dấu độ mật, ấn chỉ, tài liệu thu hồi tại Bộ phận văn thư.
4. Phát hành văn bản đi
a) Các văn bản phát hành đi, sau khi đã được đăng ký số, ngày tháng phát hành và đóng dấu đều phải do bộ phận Văn thư làm thủ tục gửi đi. Việc phát hành phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng nơi nhận. Phải ghi rõ và đầy đủ trên “bì công văn” theo BM 06/QĐ-TNXL: tên cơ quan hoặc người nhận văn bản; số và ký hiệu văn bản có trong phong bì. Nếu là văn bản hỏa tốc hẹn giờ thì cần ghi thêm ngày giờ văn bản phải đến nơi nhận.
- Đối với các văn bản có độ mật, tài liệu thu hồi căn cứ vào “Phiếu yêu cầu phát hành văn bản” của chuyên viên, Bộ phận Văn thư có trách nhiệm đóng dấu mức độ mật, dấu thu hồi tài liệu thực hiện phát hành, quản lý, lưu trữ theo quy định.
b) Thời gian kiểm tra, nhân bản và làm thủ tục phát hành ở bộ phận Văn thư:
- Văn bản có tính chất khẩn, hỏa tốc thì phải làm thủ tục phát hành ngay.
- Phát hành ngay trong ngày kể từ khi bộ phận Văn thư nhận văn bản phát hành từ chuyên viên, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo (thời gian phát hành văn bản căn cứ vào thời gian nhận văn bản và thời gian nhận file điện tử qua phần mềm Quản lý văn bản và điều hành).
c) Văn bản phát hành chỉ gửi cho các cơ quan, đơn vị cá nhân có trách nhiệm thi hành và liên quan tới nội dung văn bản theo thành phần có tên trong mục “Kính gửi” và “Nơi nhận” (trừ trường hợp chuyên viên có yêu cầu phát hành thêm trong “Phiếu yêu cầu phát hành văn bản”).
Việc chuyển văn bản phát hành ra các cơ quan bên ngoài được thực hiện bằng đường bưu điện hoặc gửi trực tiếp và đều phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện theo BM 07/QĐ-TNXL, BM 08/QĐ-TNXL.
Trường hợp các đơn vị, cá nhân có tên trong nơi nhận muốn được nhận văn bản trực tiếp, phải có giấy giới thiệu của cơ quan và người nhận văn bản trực tiếp phải ký nhận vào “Sổ giao nhận văn bản trực tiếp” của bộ phận Văn thư theo BM 09/QĐ-TNXL.
Trường hợp nhận trực tiếp văn bản “Mật” thì phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng.
d) Đối với tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật, tài liệu có quy định thu hồi, phải đánh số bản, ghi tên nơi nhận hay người nhận và đóng dấu thu hồi lên phía trên trang đầu của tài liệu.
Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
e) Song song với việc phát hành văn bản qua đường bưu điện, bộ phận Văn thư có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc việc gửi và nhận văn bản trên mạng diện rộng của tỉnh (WAN) và mạng tin học nội bộ của Văn phòng (LAN). Văn thư thực hiện phát hành trên mạng diện rộng, mạng nội bộ Văn phòng theo địa chỉ nơi nhận theo quy định ngay sau khi đăng ký số phát hành.
5. Theo dõi chuyển phát văn bản đi
Bộ phận Văn thư có trách nhiệm:
- Theo dõi, kiểm tra chặt chẽ việc chuyển phát văn bản để nắm chắc kết quả giao nhận tài liệu; kịp thời phát hiện và xử lý những trường hợp chậm trễ, thất lạc, đặc biệt đối với những tài liệu khẩn.
- Đối với văn bản phát hành hoặc tài liệu hội nghị có đóng dấu thu hồi, bộ phận Văn thư phối hợp chuyên viên phụ trách theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.