Điều 6. Cơ cấu tổ chức Ban
a. Lãnh đạo: Giám đốc và các Phó Giám đốc.
b. Các phòng chuyên môn:
- Phòng phát triển thị trường, việc làm và doanh nghiệp.
Điều phối tất cả các hoạt động thực hiện thuộc hợp phần 2 của chương trình: Phát triển thị trường, việc làm và doanh nghiệp, bao gồm việc lồng ghép hoạt động ấy vào các AWPB;
Điều phối phương pháp tiếp cận chung, kế hoạch công tác và tất cả đầu vào về hỗ trợ kỹ thuật (TA) với chuyên gia lập kế hoạch địa phương, Cố vấn trưởng kỹ thuật của GTZ, giám sát hoạt động hỗ trợ kỹ thuật trong nước;
Giám sát cán bộ thuộc đơn vị phát triển thị trường, việc làm và kinh doanh; phân công công việc một cách thích hợp cho những cán bộ đó;
Tổ chức hoạt động nghiên cứu thị trường lao động ban đầu và thiết lập các Ban liên quan đến việc làm;
Đảm bảo tuyển dụng kịp thòi đội ngũ cán bộ thích hợp, quản lý hành chính đối với các hoạt động nghiên cứu ban đầu về lọi thế so sánh hàng hoá, đánh giá môi trường kinh doanh và tổ chức phổ biến những thông tin phát hiện liên quan đến những vấn đề này;
Liên hệ chặt chẽ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật (TA) trong việc phát triển các hệ thống hỗ trợ BDS; đặc biệt là trong năm đầu tiên của chương trình, quản lý, giám sát việc tuyển dụng các nhà thầu cung cấp BDS, hướng dẫn cho thành viên trong đơn vị về vấn đề phân bổ ngân sách BDS và sử dụng Quỹ liên kết BSM (BSM Linkage Fund);
-Tham gia trong việc thành lập Ban tư vấn doanh nghiệp cấp tỉnh (PBCB), tổ chức hội chợ thương mại, soạn thảo cuốn sách hướng dẫn thương mại và đầu tư;
Phân tích dữ liệu cụ thể của hợp phần, chuẩn bị báo cáo định kỳ cho Giám đốc chương trình, bao gồm các đề nghị nhằm cải thiện tình hình thực hiện và nâng cao hiệu quả tác động của các hoạt động thuộc hợp phần;
Phối hợp với cán bộ quản lý tài chính của PCU trong hoạt động hỗ trợ cho các xã tham gia chương trình liên quan tói vấn đề quản lý, kiểm toán hàng năm đối với các tài khoản cấp xã thuộc chương trình.
Trưởng phòng phải có năng lực và kinh nghiệm về phát triển doanh nghiệp, đào tạo nghề, có hiểu biết về khu vực tư nhân, các loại thị trường, các quy trình phát triển liên quan, công tác cho vay và quen với hoạt động của VBARD. Phòng có 5 nhân viên.
- Phòng Lập kế hoạch xã.
Điều phối các hoạt động thuộc hợp phần 1 của chương tình: Hỗ trợ cơ hội thị trường cấp xã, bao gồm việc lồng ghép kịp thời những hoạt động đó vào kế hoạch công tác và ngân sách hàng năm của chương trình (AWPB);
Giám sát công việc của cán bộ thuộc đơn vị lập kế hoạch xã (PCU);
Điều phối phương pháp tiếp cận chung, kế hoạch công tác và tất cả các đầu vào về hỗ trợ kỹ thuật của hợp phần vói chuyên gia lập kế hoạch địa phương hoặc Cố vấn trưởng kỹ thuật của GTZ, bao gồm việc giám sát các chuyên gia hỗ trợ kỹ thuật trong nước;
Đảm bảo huy động sự tham gia rộng rãi của phụ nữ và các thành viên thuộc nhóm nghèo vào quy trình lập kế hoạch, phải đảm bảo các vấn đề về giới được lồng ghép trong mọi hoạt động thực hiện của hợp phần này;
Duy trì mối liên hệ chặt chẽ trong việc lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch vói cán bộ phụ trách đơn vị phát triển thị trường, việc làm và doanh nghiệp của PCU;
Theo dõi việc thực hiện yêu cầu báo cáo của các xã tham gia chương trình;
Phân tích dữ liệu cụ thể của hợp phần, chuẩn bị báo cáo định kỳ cho Giám đốc chương trình, bao gồm các đề nghị nhằm cải thiện tình hình thực hiện và nâng cao hiệu quả tác động của các hoạt động thuộc hợp phần;
Phối hợp với cán bộ quản lý tài chính của PCU trong hoạt động hỗ trợ cho các xã tham gia chương trình liên quan tới vẩh để quản lý và kiểm toán hàng năm đối vói các tài khoản cấp xã thuộc chương trình;
Trưởng phòng cần có hiểu biết về các cộng đồng nông thôn và các kinh nghiệm trong việc quản lý các quy trình lập kế hoạch. Phòng có 7 nhân viên.
- Phòng Kế hoạch và Giảm sát đánh giá
Chịu trách nhiệm điều phối quy trình kế hoạch công tác và ngân sách hàng năm (AWPB) của dự án;
Hỗ trợ KMU trong thiết kế hệ thống quản lý thông tin (MIS) của chương tành cũng như các mẫu biểu báo cáo; ở những trường hợp có thể phải đảm bảo số liệu tham gia và tác động của chương tnnh được thu thập, phân tích đầy đủ, phân rõ về giói, tình hình dân tộc thiểu số và phân loại nghèo đói của MOLISA;
Giám sát công việc của cán bộ thuộc đơn vị ME&EA;
Điều phối việc tập huấn cho những người tham gia thu thập và xử lý các dữ liệu giám sát;
Đảm bảo các cơ quan thực thi và các xã tham gia chương trình thu thập, báo cáo kịp thời, chính xác các thông tin theo yêu cầu duy trì hệ thống MIS;
Đảm bảo duy trì kịp thời, chính xác hệ thống MIS;
Phân tích các dữ liệu lưu giữ trong hệ thống MIS để định hưứng chính xác;
Đảm bảo các báo cáo khả thi của các công trình thuộc CMOB đầu tư có chất lượng về mặt kỹ thuật;
Chuẩn bị các báo cáo tóm tắt chính xác vói số liệu của hệ thống MIS để phục vụ cho công việc quản lý chương trinh, gồm báo cáo định kỳ nửa năm, báo cáo bất thường theo yêu cầu của Ban quản lý chương trình, đồng thời nêu kiến nghị nhằm cải thiện vấn đề thực hiện, tác động của các hoạt động thuộc chương trình;
Đảm bảo mục tiêu đề ra trong các AWPB theo đúng với biểu mẫu MIS và phản ánh qua thực tế kết quả đã đạt được của chương trình;
Hỗ trợ việc lập kế hoạch, thực hiện các cuộc điểu tra về tác động của KMU và sử dụng kết quả của các cuộc điều tra đó trong việc phân tích tiến độ của chương trình;
Soạn thảo các báo cáo kết quả tác động hàng năm của chương trình để KMU biên tập, tổng hợp và trình cho IFAD nhằm phục vụ cho hệ thống giám sát kết quả, tác động (RIMS) của nhà tài trợ này;
Chịu trách nhiệm phối hợp, điều phối có hiệu quả các hoạt động hỗ trợ kỹ thuật của GTZ cho Dự án;
Trưởng phòng phải có văn bằng tốt nghiệp về kinh tế và có kinh nghiệm về các Dự án phát triển trong lĩnh vực lập kế hoạch và GSĐG. Phòng có 4 nhân viên.
- Phòng Tài chính
Theo dõi việc thiết lập hệ thống sổ sách, kế toán được vi tính hoá thích đáng, theo dõi các tài khoản và giám sát nhân viên kế toán;
Cung cấp báo cáo tài chính hàng tháng cho Điều phối viên chương trình, so sánh tiến độ tài chính vói mục tiêu đề ra trong AWPB;
Tổ chức, theo dõi các quy trình đấu thầu và ký kết hợp đồng;
Quản lý về mặt tài chính đối vói các hợp đồng mà chương trình đã ký kết;
Chịu trách nhiệm chuẩn bị các đơn rút vốn từ nguồn IFAD, bao gồm hồ sơ, chứng từ cần thiết theo yêu cầu;
Chịu trách nhiệm chuẩn bị các AWPB tổng hợp, lồng ghép đầu vào do cán bộ phụ trách những đơn vị kỹ thuật khác thuộc PCU cung cấp;
Thu xếp kịp thời việc kiểm toán hàng năm;
Trưởng phòng phải có văn bằng tốt nghiệp về chuyên ngành tài chính và kinh nghiệm tốt về quản lý tài chính đối với các dự án phát triển do các tổ chức quốc tế tài trợ. Phòng có 4 nhân viên.
- Phòng Tổ chức - Hành chính
Tham mưu cho lãnh đạo công công tác tuyển dụng, bố trí nhân sự, đề bạt cán bộ, tổ chức, lao động và tiền lương;
Quản lý văn phòng PCU, kể cả điều kiện làm việc các trang thiết bị văn phòng, thông tin liên lạc;
Tổ chức tiếp đón khách, sắp xếp lịch làm việc giữa khách và các phòng, bố trí lịch làm việc của lãnh đạo Ban điều phối;
Lưu trữ, soạn thảo, in ấn các văn bản tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo, quản lý phương tiện thiết bị của PCU;
Trưởng phòng phải có văn bằng về quản lý hành chính và đã có kinh nghiệm trong quản lý hành chính. Phòng có 7 nhân viên.
c. Các tổ chức trực thuộc.
- Nhóm hỗ trợ kỹ thuật.
Do Giám đốc PCU thành lập, làm việc kiêm nhiệm, không hưởng phụ cấp;
Hỗ trợ kỹ thuật cho các nhóm hỗ trợ Dự án cấp huyện, cấp xã trong các lĩnh vực đấu thầu, mua sắm;
Tổ chức đấu thầu mua sắm tại PCU.
- Nhổm hỗ trợ dự án cấp huyện
Nhóm hỗ trợ Dự án cấp huyện chịu trách nhiệm điều phối các hoạt động của chương trình trong huyện; giúp đỡ đơn vị lập kế hoạch xã của chương trình tại PCU trong công việc thực hiện hợp phần hỗ trợ cơ hội thị trường cấp xã. Làm việc với đon vị phát triển thị trường việc làm và doanh nghiệp của PCU liên quan tới việc thực hiện chương trình tại huyện; phát triển năng lực nhằm đẩy mạnh thị trường và phát triển kinh doanh trong huyện, đồng thời hỗ trợ hoạt động đánh giá của chương trình tại các xã tham gia chương trình trong huyện. Hô trợ các hoạt động của dự án tại huyện, giám sát, đánh giá để lập và thực hiện kế hoạch xã, xây dựng năng lực cho huyện trong lĩnh vực xúc tiến thị trường, phát triển kinh doanh, cụ thể:
+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Giám đốc chương trình và các nhà tài trợ về thành công và hiệu quả của các hoạt động chương trình tại huyện;
+ Thông báo cho tất cả các đối tượng liên quan trong huyện và các xã về nội dung chương trình, vai trò và trách nhiệm của các đối tượng trong huyện đối với chương trình;
+ Huy động các đối tượng tham gia vào quá trình lập kế hoạch, thực hiện, giám sát, đánh giá các hoạt động của chương trình;
+ Hỗ trợ các hoạt động lập kế hoạch từ dưới lên tại các xã, thôn tham gia chương trình; hỗ trợ các nhóm chương trình cấp xã lập kế hoạch cơ hội thị trườg để Hội đồng nhân dân xã xem xét và thông qua;
+ Giúp đỡ các xã trong việc huy động đóng góp của các đối tượng và đảm bảo minh bạch trong quản lý các nguồn lực;
+ Giám sát hoạt động của hệ thống GSG và tổ chức đánh giá các hoạt động chương trình có sự tham gia của ngưòi dân.
Tổ chức và chế độ làm việc của Nhóm: Nhóm hỗ trợ Dự án cấp huyện do PCU ra quyết định thành lập gồm 3 người trong đó có 2 chức danh chuyên trách là Giám sát đánh giá và MarketingBDS. Trưởng nhóm hỗ trợ Dự án cấp huyện là Trưởng phòng kế hoạch tài chính huyện.
- Nhóm hỗ trợ dự án cấp xã
Nhóm hỗ trợ Dự án cấp xã chịu trách nhiệm phối két hợp, thực hiện, theo dõi, giám sát các hoạt động của dự án tại xã và báo cáo về các hoạt động tại xã, thôn cho Nhóm hỗ trợ dự án cấp huyện và Ban điều phối dự án tỉnh;
Đề xuất với Ban điều phối dự án tỉnh về kế hoạch, quy trình thực hiện dự án hàng năm và trong suốt quá trình thực hiện dự án, giúp ủy ban Nhân dân xã điều phối các hoạt động của dự án phù hợp với kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn theo mục tiêu, kế hoạch của dự án; nắm bắt tình hĩnh thực hiện dự án, phối hợp với Ban điều phối dự án để giải quyết các nhu cầu thực hiện của mỗi hạng mục dự án;
Chủ trì tuyển chọn các hộ hưởng lợi và tổ chức các nhóm hưởng lợi, các hộ, doanh nghiệp và nhóm vay tín dụng, chỉ đạo mô hình sản xuất cho các hộ, chọn đối tượng cho các khóa tập huấn, tham quan, hội thảo trong khuôn khổ dự án;
Giúp Ủy ban nhân dân xã, chỉ đạo các hộ, doanh nghiệp hưởng lợi sử dụng vốn vay tín dụng đúng mục đích, có hiệu quả, thực sự góp phần xóa đói giảm nghèo. Lập kế hoạch huy động vốn, lao động, vật tư trong các hộ hưởng lợi để duy tu, bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng: Xây dựng quy chế khai thác, quản lý nhằm phát huy hiệu quả các công trình;
Giúp Ủy ban nhân dân xã giám sát, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện dự án trên địa bàn đúng mục tiêu, kế hoạch và đảm bảo các quy định của pháp luật. Phản ánh tình hình và báo cáo việc thực hiện dự án hàng tháng, hàng quý, hàng năm cho Ủy ban nhân dân xã, nhóm hỗ trợ dự án huyện và Ban điều phối dự án;
Tổ chức, chế độ làm việc của Nhóm: Nhóm hỗ trợ dự án cấp xã do PCU xã ra quyết định thành lập gồm 4 người trong đó có 2 chức danh chuyên trách là Cán bộ hỗ trợ xã và kế toán. 2 chức danh bán chuyên trách là Trưởng nhóm hỗ trợ dự án do chủ tịch UBND xã đảm nhiệm và thủ quỹ đương nhiệm của UBND xã.
d. Cơ cấu nhân sự của Ban.
Nhân sự của Ban điều phối Dự án gồm 34 người làm việc tại PCU và 116 cán bộ làm việc tại các Nhóm hỗ trợ dự án cấp huyện, xã theo thiết kế của dự án (có thể thay đổi từng thời kỳ theo nhu cầu.
- Giám đốc Ban điều phối dự án chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh và trước pháp luật về mọi hoạt động của Ban;
- Phó giám đốc giúp việc Giám đốc được Giám đốc phân công một số mặt công tác, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật vể những lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.
- Kế toán trưởng là người giúp việc cho giám đốc dự án trong công tác tài chính của dự án, chịu trách nhiệm trước giám đốc và trước pháp luật vềy lĩnh vực tài chính của dự án.
- Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc, Phó Giám đốc và Kế toán trưởng do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định; các vị trí còn lại do Giám đốc Ban điều phối dự án tuyển dụng và bố trí trên cơ sở thiết kế của dự án. Việc tuyển dụng, sử dụng cán bộ, viên chức của Ban thực hiện theo quy định hiện hành.