Điều 5. Nhiệm vụ cụ thể
a. Lập kế hoạch:
- Xây dựng kế hoạch tổng thể và kế hoạch chi tiết hàng năm thực hiện dự án (kế hoạch giải ngân, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch đấu thầu,...), trong đó xác định rõ các nguồn lực sử dụng, tiến độ thực hiện, thòi gian hoàn thành, mục tiêu chất lượng và tiêu chí chấp nhận kết quả đối vói từng hoạt động của dự án để làm cơ sở theo giỏi, đánh giá trình UBND tỉnh phê duyệt phù họp với lịch biểu xây dựng kế hoạch hàng năm, bảo đảm tiến độ thực hiện dự án theo điều ước quốc tế cụ thể về dự án đã ký.
- Lập kế hoạch công tác và Ngân sách hàng năm trình Nhà tài trợ xem xét, ƯBND tỉnh phê duyệt;
- Đảm bảo sự phối hợp hiệu quả các hoạt động dự án, là đầu mối thông tin về dự án Cải thiện sự tham gia thị trường vì ngưòi nghèo Hà Tĩnh, các bên dự án và các tổ chức Quốc tế.
b. Tổ chức thực hiện kế hoạch:
- Tổ chức thực hiện kế hoạch công tác và ngân sách đã được UBND tỉnh phê duyệt theo quy định hiện hành của pháp luật và của nhà tài trợ;
- Tổ chức hệ thống giám sát đánh giá, biện pháp giám sát đánh giá, phương pháp nghiệp vụ nhằm kiểm tra hoạt động toàn dự án theo quy định của Pháp luật và các quy định hiện hành của Nhà nước, phù hợp với Hiệp định vay giữa Chính phủ Việt Nam và IFAD;
- Tổ chức thực hiện nghiệm thu sản phẩm, thanh quyết toán theo quy định hiện hành của pháp luật. Kịp thời giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện dự án theo thẩm quyền.
c. Quản lý tài chính và giải ngân:
- Quản lý và sử dụng nguồn vốn cấp cho dự án thông qua các tài khoản của dự án, đảm bảo nguyên tắc quản lý tài chính hiện hành và phù hợp với nội dung của Hiệp định;
- Chuẩn bị đơn rút vốn bổ sung tài khoản đặc biệt, báo cáo tình hình sử dụng vốn, lập bảng kê số dư tài khoản báo cáo Sở Tài chính, Kho Bạc Nhà nước tỉnh. Tổ chức Kiểm toán theo quy định của Nhà nước và của Hiệp định;
- Trực tiếp quan hệ vói các tổ chức tài trợ, Văn phòng dich vụ dự án Liên Hợp Quốc (UNOPS) để giải quyết các nhu cầu cần thiết cho hoạt động của dự án.
d. Điều phối và trách nhiệm giải trình:
- Tổ chức văn phòng và quản lý nhân sự Ban điều phối dự án theo dúng thiết kế của dự án;
- Thiết lập hệ thống thông tin nội bộ, tập hợp, phân loại, lưu trữ toàn bộ thông tin, tư liệu gốc liên quan đến dự án và Ban điều phối dự án theo quy đinh của pháp luật;
- Chuẩn bị để UBND tỉnh công khai hoá nội dung, tổ chức, tiến độ thực hiện và ngân sách của dự án cho những đối tượng thụ hưởng trực tiếp của dự án (áp dụng với dự án hỗ trợ kỹ thuật) và chính quyền địa phương, các cơ quan dân cử, các tổ chức chính trị, xã hội và phi chính phủ tại địa bàn dự án (áp dụng vói dự án đầu tư);
- Cung cấp các thông tin chính xác và trung thực cho các cơ quan bảo vệ pháp luật, kiểm tra, thanh tra, kiểm toán, nhà tài trợ, các cơ quan thông tin đại chung và cá nhân liên quan trong khuôn khổ nhiệm vụ và trách nhiệm được giao, ngoại trừ những thông tin được giói hạn phổ biến theo luật định;
- Là đại diện uỷ quyền của UBND tỉnh trong các giao dịch dân sự trong phạm vi xác định tại quy chế này và tại các văn bản uỷ quyền;
- Là đầu mối của UBND tỉnh và các cơ quan tham gia thực hiện dự án trong việc liên hệ vói nhà tài trợ về các vấn đề liên quan trong quá trình thực hiện dự án;
- Là đầu mối phối hợp với các đơn vị chức năng của UBND tỉnh tham gia các hoạt động của dự án.
đ. Theo dõi, đánh giá và báo cáo tình hình thực hiện dự án:
- Tổ chức đánh giá về hoạt động của Ban điều phối dự án
- Lập báo cáo tình hình thực hiện dự án theo quy định; cung cấp, chia sẽ thông tin qua hệ thống quốc gia theo dõi, đánh giá dự án ODA. Thuê tư vấn tiến hành đánh giá ban đầu, giữa kỳ và kết thúc theo nội dung hiệp định đã ký kết với các nhà tài trợ;
- Gửi báo cáo tình hình thực hiện dự án định kỳ và đột xuất theo quy định hiện hành tói UBND tỉnh để UBND tỉnh gửi báo cáo trên tới Bộ Kế hoạch va Đầu tư, Bộ Tài chính để theo dõi, giám sát và hỗ trợ quá trình thực hiện.
e. Nghiệm thu, bàn giao, quyết toán dự án:
- Chuẩn bị để UBND tỉnh, chủ dự án nghiệm thu dự án và bàn giao dự án đã hoàn thành cho đơn vị tiếp nhận theo quy định để vận hành, khai thác;
- Sau khi kết thúc dự án trong vòng 6 tháng, ban điều phối dự án phải hoàn thành báo cáo kết thúc dự án và báo cáo quyết toán dự án trình UBND tỉnh quyết định kết thúc dự án và giải thể Ban điều phối dự án.