Điều 9. Tiếp nhận, xử lý văn bản điện tử đến
1. Tiếp nhận văn bản điện tử đến:
Văn thư cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản điện tử đến của cơ quan, tổ chức (sau đây viết tắt là văn thư) có trách nhiệm phải thường xuyên truy cập vào Hệ thống QLVB&HSCV của cơ quan, tổ chức để xử lý công việc. Việc tiếp nhận văn bản điện tử đến thực hiện như sau:
a) Văn thư phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống QLVB&HSCV.
b) Trường hợp văn bản điện tử đến không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì văn thư phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống QLVB&HSCV. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì văn thư báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản.
c) Văn bản điện tử đến ngay sau khi được cơ quan, tổ chức nhận văn bản tiếp nhận, Hệ thống QLVB&HSCV tự động thông báo cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản biết.
2. Đăng ký văn bản điện tử đến bằng Hệ thống QLVB&HSCV
a) Sau khi tiếp nhận văn bản điện tử đến, văn thư thực hiện đăng ký bằng Hệ thống QLVB&HSCV của cơ quan, tổ chức. Trường hợp cần thiết, văn thư thực hiện số hóa văn bản giấy đến theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Văn thư cập nhật vào Hệ thống QLVB&HSCV các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống QLVB&HSCV phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến (Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP), ký nhận và đóng sổ để quản lý.
b) Việc đăng ký văn bản điện tử đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
c) Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
3. Trình, chuyển giao, giải quyết văn bản điện tử đến
a) Sau khi tiếp nhận, đăng ký văn bản điện tử đến, văn thư trình người có thẩm quyền phân phối, chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống QLVB&HSCV. Văn bản điện tử đến phải được văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong buổi sáng ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết. Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý, văn thư chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy định tại quy chế công tác văn thư (hoặc quy chế công tác văn thư, lưu trữ) của cơ quan, tổ chức. Đối với văn bản điện tử đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.
b) Chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống QLVB&HSCV
Sau khi nhận được văn bản điện tử đến từ văn thư trình, người có thẩm quyền căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống QLVB&HSCV và cập nhật vào Hệ thống QLVB&HSCV các thông tin: Đơn vị hoặc cá nhân; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết và chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Đối với văn bản điện tử đến liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phải xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp, thời hạn giải quyết.
Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì văn thư thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống QLVB&HSCV và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân theo ý kiến đã được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết tại bản điện tử trên Hệ thống QLVB&HSCV.
c) Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản điện tử đến
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Đơn vị, cá nhân khi nhận được văn bản đến được giao giải quyết, có trách nhiệm tổ chức, nghiên cứu, giải quyết theo thời hạn quy định tại văn bản, quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức và quy định của pháp luật. Văn bản điện tử đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết trước. Trường hợp văn bản được chuyển đến không đúng chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao, đơn vị, cá nhân nhận được văn bản có trách nhiệm báo cáo và đề nghị người có thẩm quyền thu hồi, chuyển lại văn bản đến đúng đơn vị, cá nhân xử lý.