Điều 10. Phát hành, quản lý văn bản điện tử đi
1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản
Văn bản điện tử sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký ban hành, ký số theo quy định của pháp luật, văn thư thực hiện cấp số, thời gian ban hành văn bản bằng Hệ thống QLVB&HSCV theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
2. Đăng ký, ký số văn bản điện tử đi
a) Văn thư, tổ chức thực hiện đăng ký văn bản điện tử đi đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin bằng Hệ thống QLVB&HSCV theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
b) Việc ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử đi được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
3. Phát hành, theo dõi chuyển phát, thu hồi, lưu văn bản điện tử đi
a) Hình thức gửi văn bản điện tử
- Văn bản điện tử sau khi hoàn thành thủ tục tại văn thư theo quy định của pháp luật được gửi đến bên nhận thông qua Hệ thống QLVB&HSCV được kết nối, liên thông với nhau; các cơ quan, tổ chức chỉ gửi văn bản điện tử khi đã ký số, số hóa theo quy định và gửi bản dự thảo (định dạng Word, Excel…) có nội dung đồng nhất với văn bản đã ký số kèm theo.
- Tại phần “Nơi nhận“ của văn bản, đơn vị, cá nhân khi soạn thảo cần xác định và ghi rõ:
+ Đối với loại văn bản trao đổi hoàn toàn bản điện tử ghi:
Nơi nhận:
Gửi bản điện tử:
- …
+ Đối với loại văn bản trao đổi bản điện tử kèm bản giấy ghi:
Nơi nhận:
Gửi bản giấy:
- …
Gửi bản điện tử:
- …
b) Việc phát hành, theo dõi việc chuyển phát, thu hồi văn bản đi thực hiện theo quy định tại Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
c) Lưu văn bản điện tử đi
Việc lưu văn bản điện tử đi thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.