Điều 4. Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
1. Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh:
Trường hợp các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải thực hiện theo quy trình và gửi hồ sơ về Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ), gồm:
a) Lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, đơn vị có liên quan.
Cơ quan được tham gia ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian chậm nhất 10 (mười) ngày, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
b) Tờ trình (kèm theo đề án hoặc kế hoạch tổ chức) trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt. Trong đó, đề án hoặc kế hoạch tổ chức cần nêu rõ:
- Lý do, danh nghĩa tổ chức; mục đích của hội nghị, hội thảo.
- Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có).
- Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp tổ chức hội nghị, hội thảo trực tuyến).
- Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo.
- Thành phần tham gia tổ chức: Cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có).
- Thành phần tham dự: Số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài.
- Nguồn kinh phí.
c) Thời hạn nộp hồ sơ: Ít nhất là 20 (hai mươi) ngày làm việc, trước ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
d) Sở Ngoại vụ báo cáo trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định trong thời gian 05 (năm) ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ.
Trong quá trình thẩm định, xem xét hồ sơ nếu phát hiện hồ sơ có vấn đề cần điều chỉnh, bổ sung thì Sở Ngoại vụ gửi lại cho cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh điều chỉnh, bổ sung thêm. Thời gian giải quyết hồ sơ được tính kể từ khi cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh gửi lại hồ sơ đã điều chỉnh, bổ sung hoàn chỉnh.
đ) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định và có văn bản trả lời kết quả cho các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh thực hiện trong thời gian 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản trình của Sở Ngoại vụ.
e) Sau khi có văn bản cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh chủ trì tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tiến hành tổ chức hội nghị, hội thảo theo đúng chương trình, kế hoạch hoặc đề án đã được phê duyệt. Thực hiện đúng các quy định hiện hành về chi tiêu, thanh quyết toán tài chính.
g) Cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh phải báo cáo tóm tắt kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo gửi về Sở Ngoại vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh trong thời gian 15 (mười lăm) ngày làm việc kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo.
2. Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại tỉnh đối với các tổ chức nước ngoài.
a) Tờ trình (kèm theo đề án hoặc kế hoạch tổ chức) trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt. Trong đó, đề án hoặc kế hoạch tổ chức cần nêu rõ:
- Lý do, danh nghĩa tổ chức; mục đích của hội nghị, hội thảo.
- Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có).
- Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp tổ chức hội nghị, hội thảo trực tuyến).
- Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo.
- Thành phần tham gia tổ chức: Cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có).
- Thành phần tham dự: Số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài.
b) Thời hạn nộp hồ sơ: Ít nhất là 20 (hai mươi) ngày làm việc, trước ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
c) Sở Ngoại vụ tiến hành lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan trong thời gian 03 (ba) ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ.
Trong quá trình thẩm định, xem xét hồ sơ nếu phát hiện hồ sơ có vấn đề cần điều chỉnh, bổ sung thì Sở Ngoại vụ gửi lại cho tổ chức nước ngoài điều chỉnh, bổ sung thêm. Thời gian giải quyết hồ sơ được tính kể từ khi tổ chức nước ngoài gửi lại hồ sơ đã điều chỉnh, bổ sung hoàn chỉnh.
d) Cơ quan, đơn vị, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
Trường hợp hết thời gian nêu trên, Sở Ngoại vụ vẫn chưa nhận được văn bản trả lời của các cơ quan, đơn vị, địa phương thì xem như các cơ quan, đơn vị, địa phương đã đồng ý với nội dung văn bản lấy ý kiến của Sở Ngoại vụ.
đ) Sở Ngoại vụ tổng hợp ý kiến góp ý của các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan và xử lý như sau:
- Trong trường hợp các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan thống nhất thì Sở Ngoại vụ tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ra quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo đề nghị của tổ chức nước ngoài hoặc trình Thủ tướng Chính phủ nếu vượt quá thẩm quyền trong thời gian 03 (ba) ngày làm việc.
- Trong trường hợp nhận được các ý kiến không thống nhất giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan, Sở Ngoại vụ chủ trì tổ chức cuộc họp hoặc trao đổi bằng văn bản với các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan để đi đến ý kiến thống nhất và Sở Ngoại vụ tham mưu, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ra quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo đề nghị của tổ chức nước ngoài hoặc trình Thủ tướng Chính phủ nếu vượt quá thẩm quyền trong thời gian 03 (ba) ngày làm việc.
Nếu không thể đi đến ý kiến thống nhất giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan, Sở Ngoại vụ báo cáo trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định trong thời gian 03 (ba) ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản phản hồi của các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan (hoặc sau khi kết thúc cuộc họp giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương).
e) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định hoặc trình Thủ tướng Chính phủ nếu vượt quá thẩm quyền và có văn bản trả lời kết quả cho các tổ chức nước ngoài thực hiện trong thời gian 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản trình của Sở Ngoại vụ.
g) Sau khi có văn bản cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của cấp có thẩm quyền, tổ chức nước ngoài tiến hành tổ chức hội nghị, hội thảo theo đúng chương trình, kế hoạch hoặc đề án đã được phê duyệt.
h) Tổ chức nước ngoài phải báo cáo tóm tắt kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo cho cấp có thẩm quyền trong thời gian 15 (mười lăm) ngày làm việc kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo.
3. Riêng hội nghị, hội thảo xúc tiến đầu tư, xúc tiến thương mại và du lịch có sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngoài, do Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Công Thương, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Ban Quản lý các Khu Công nghiệp tổ chức trên địa bàn tỉnh mà kế hoạch, nội dung, chương trình, nguồn kinh phí, thành phần tham dự đã được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt bằng văn bản thì không phải thực hiện theo quy trình này.