Điều 19. Công tác chuẩn bị phiên họp UBND tỉnh
1. Văn phòng UBND tỉnh tham mưu, đề xuất Chủ tịch UBND tỉnh quyết định nội dung phiên họp và thời gian, chương trình, thành phần dự họp.
2. Văn phòng UBND tỉnh có nhiệm vụ:
a) Tổng hợp các hồ sơ, đề án trình phiên họp;
b) Chuẩn bị chương trình phiên họp, dự kiến thành phần họp trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định; chuẩn bị các điều kiện phục vụ phiên họp;
Chậm nhất 05 (năm) ngày làm việc trước ngày phiên họp bắt đầu, Văn phòng UBND tỉnh trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định nội dung, chương trình, hồ sơ đề án, thời gian họp, thành phần dự họp và thông báo cho các Thành viên UBND tỉnh về quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh các vấn đề trên. Nếu thấy hồ sơ đề án chuẩn bị chưa đạt yêu cầu thì Chủ tịch UBND tỉnh quyết định hoãn đưa ra phiên họp UBND tỉnh để chuẩn bị thêm;
c) Gửi giấy mời, chương trình và các tài liệu trình tại phiên họp bằng văn bản điện tử trên trang thông tin điện tử của Văn phòng UBND tỉnh (trừ tài liệu mật, gửi bằng văn bản giấy) đến các Thành viên UBND tỉnh, đại biểu dự họp chậm nhất là 03 (ba) ngày làm việc trước ngày bắt đầu phiên họp thường kỳ và chậm nhất là 01 (một) ngày trước ngày bắt đầu phiên họp bất thường.
d) Thẩm tra về trình tự, thủ tục hồ sơ và tham mưu tổng hợp về nội dung đề án trình ra phiên họp theo quy định.
e) Đôn đốc, tiếp nhận đầy đủ tài liệu, hồ sơ đề án và các văn bản liên quan từ các cơ quan chủ trì đề án và gửi các đại biểu dự họp theo quy định; phối hợp với các đơn vị thu hồi tài liệu mật sau khi kết thúc phiên họp.
3. Các sở, cơ quan chủ trì đề án có nhiệm vụ:
a) Chuẩn bị và gửi toàn bộ hồ sơ, tài liệu họp bằng văn bản điện tử qua hộp thư điện tử công vụ của Văn phòng UBND tỉnh (trừ tài liệu mật) đến Văn phòng UBND tỉnh chậm nhất 06 (sáu) ngày làm việc trước khi họp; đồng thời gửi 15 bộ hồ sơ, tài liệu họp bằng văn bản giấy đến Văn phòng UBND tỉnh để phục vụ họp và lưu trữ theo quy định.
b) Quản lý tài liệu mật gửi các đại biểu dự họp và thu hồi sau khi kết thúc phiên họp.