Điều 6. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan quản lý hộ chiếu
1. Lưu giữ quản lý hộ chiếu tại cơ quan đảm bảo an toàn tuyệt đối, không để thất lạc, ẩm ướt, hư hỏng hoặc không sử dụng được. Lập sổ quản lý hộ chiếu (mẫu 01) kèm theo Quy định này.
2. Bàn giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức, viên chức khi có Quyết định cử đi công tác nước ngoài. Lập sổ giao/nhận hộ chiếu (mẫu 02) kèm theo Quy định này.
3. Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan quản lý được cử đi công tác nước ngoài, nếu hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 01 (một) năm thì thông báo cho người được cấp hộ chiếu biết để làm thủ tục đề nghị gia hạn theo quy định, nếu hộ chiếu hết hạn thì thông báo cho người được cấp hộ chiếu biết để làm thủ tục đề nghị cấp hộ chiếu mới.
4. Yêu cầu cán bộ, công chức, viên chức được cử đi công tác nước ngoài nộp lại hộ chiếu sau khi kết thúc chuyển công tác. Thời hạn nộp hộ chiếu theo quy định tại khoản 4, Điều 5 quy định này. Báo cáo bằng văn bản cho Sở Ngoại vụ về việc người được cấp hộ chiếu cố tình không giao nộp hộ chiếu theo quy định sau khi nhập cảnh về nước và có biện pháp kịp thời thu hồi hộ chiếu.
5. Kịp thời thu giữ và thông báo, bàn giao cho Sở Ngoại vụ hộ chiếu của những trường hợp sử dụng không đúng mục đích hoặc những trường hợp không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu, bao gồm cả những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích để chuyển cho cơ quan cấp hộ chiếu của Bộ Ngoại giao hủy giá trị hộ chiếu của những trường hợp trên.
6. Bàn giao hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu mới khi người được cấp hộ chiếu chuyển công tác.
7. Báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Ngoại vụ) tình hình sử dụng, quản lý hộ chiếu của cơ quan, đơn vị, địa phương trước ngày 01/10 hàng năm.