Điều 9. Xử lý, phát hành văn bản đi
1. Xử lý văn bản đi
a) Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản; người đứng đầu cơ quan, đơn vị hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
b) Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào hệ thống QLVB&ĐH và cập nhật các thông tin cần thiết.
c) Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến trên hệ thống QLVB&ĐH, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
d) Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
2. Đăng ký văn bản đi
a) Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.
b) Văn thư cơ quan, đơn vị: Cấp số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản bằng chức năng của hệ thống QLVB&ĐH.
c) Văn bản đi được đăng ký bằng hệ thống QLVB&ĐH. Hàng tháng phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.
3. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
a) Văn bản điện tử sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký ban hành theo quy định của pháp luật được phát hành đến Bên nhận thông qua
hệ thống QLVB&ĐH.
b) Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.
c) Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, đơn vị để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.
d) Trường hợp cần phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện số hóa văn bản giấy theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 8 Quy chế này; ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điểm b Khoản 4 Điều 4 Quy chế này và phát hành văn bản số hóa.