Điều 8. Tiếp nhận, xử lý văn bản đến
1. Trình tự tiếp nhận văn bản đến
a) Trước khi tiếp nhận, Bên nhận phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và tiến hành tiếp nhận trên hệ thống QLVB&ĐH theo quy định tại khoản 2 Điều 21 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Điều 9 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg; đồng thời kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử theo quy định tại Điều 7 Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT.
b) Cập nhật dữ liệu đặc tả của văn bản, tài liệu các trường thông tin tương ứng vào hệ thống QLVB&ĐH theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Việc số hóa tài liệu giấy gửi kèm văn bản căn cứ vào Danh mục văn bản phải số hóa và yêu cầu quản lý, thực tiễn hoạt động của cơ quan, đơn vị.
2. Xử lý văn bản đến
a) Sau khi tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến Văn thư cơ quan, đơn vị tiến hành đăng ký vào hệ thống QLVB&ĐH. Trường hợp cần thiết, Văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại Khoản 1 Điều này. Định kỳ hàng tháng phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.
b) Văn thư cơ quan, đơn vị trình văn bản đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên hệ thống QLVB&ĐH. Người có thẩm quyền cho ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên hệ thống QLVB&ĐH và cập nhật vào hệ thống QLVB&ĐH các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết.
Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện trình văn bản điện tử trên hệ thống QLVB&ĐH và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.
c) Giải quyết văn bản đến: Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến trên hệ thống QLVB&ĐH. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết.
Khi nhận được văn bản đến trên hệ thống QLVB&ĐH, cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp giải quyết. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.