Điều 17. Quản lý văn bản đi
1. Trước khi phát hành văn bản, văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
2. Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
3. Văn bản đi đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật phát hành không quá 03 ngày làm việc, kể từ ngày ký văn bản.
4. Văn bản đi có thể được chuyển phát bằng các hình thức: Gửi trực tiếp; qua bưu điện; qua máy Fax hoặc qua mạng. Văn thư có trách nhiệm chuyển gửi và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi bảo đảm kịp thời, chính xác.
Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002.
5. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan và bản chính lưu trong hồ sơ công việc của cá nhân phụ trách, được lập, giao nộp theo quy định. Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan phải được đóng dấu, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.