Điều 16. Quản lý văn bản đến
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:
a) Tất cả văn bản đến phải được văn thư cơ quan tiếp nhận, kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), phân loại sơ bộ và xử lý theo quy định. Trường hợp văn bản đến thuộc loại phải bóc bì thì văn thư đăng ký văn bản đến vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính. Đối với văn bản được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
b) Những văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư (gửi đích danh cho các đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân), thì chuyển trực tiếp cho nơi nhận mà không phải đóng dấu “Đến”.
c) Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng (Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức ) để xử lý.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến
a) Văn bản đến phải kịp thời trình người có thẩm quyền xử lý.
b) Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn thư có trách nhiệm chuyển giao văn bản cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao nhận văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ, không để thất lạc và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
3. Theo dõi, đôn đốc, giải quyết văn bản đến
a) Đơn vị, cá nhân nhận văn bản đến phải có trách nhiệm nghiên cứu, xem xét kỹ, giải quyết kịp thời theo đúng chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước và yêu cầu của lãnh đạo, thời hạn quy định.
b) Chánh Văn phòng (Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức) giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.