Điều 7. Tổ chức và quản lý đoàn đi công tác nước ngoài
1. Các cơ quan, đơn vị căn cứ kế hoạch hoạt động đối ngoại đã được phê duyệt và nhu cầu ra nước ngoài để thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình hoặc giải quyết việc riêng của cán bộ, công chức, viên chức để có văn bản gửi Sở Ngoại vụ xem xét đề nghị Chủ tịch UBND tỉnh quyết định.
2. Đối với các đoàn của HĐND, UBND tỉnh và các đoàn liên ngành, Sở Ngoại vụ chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện các thủ tục trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định.
3. Đối với đoàn đi nước ngoài từ cấp Phó Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch HĐND tỉnh trở lên, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm tổng hợp và thông báo cho cơ quan đại diện Việt Nam nơi đoàn đến hoạt động trước ít nhất 7 ngày làm việc về nội dung, chương trình hoạt động tại quốc gia, vùng lãnh thổ, tổ chức quốc tế tiếp nhận, đồng gửi thông báo cho Bộ Ngoại giao.
4. Đoàn của tỉnh đi công tác ở nước ngoài cần giữ mối liên lạc với Sở Ngoại vụ để Sở Ngoại vụ liên hệ, tham khảo trước ý kiến của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và các cơ quan liên quan về chuyến công tác của đoàn; kịp thời xin ý kiến Bộ Ngoại giao, UBND tỉnh và các cơ quan liên quan xử lý những vấn đề phức tạp, nhạy cảm, phát sinh trong quá trình đoàn đang công tác ở nước ngoài.
5. Thủ tục ra quyết định hoặc cho phép cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý trực tiếp của UBND tỉnh đi công tác nước ngoài hoặc ra nước ngoài giải quyết việc riêng.
a) Tổ chức, cá nhân nộp 01 bộ hồ sơ trực tiếp tại Sở Ngoại vụ tỉnh Điện Biên, gồm:
- Công văn của cơ quan chủ quản đề nghị cử cán bộ đi công tác nước ngoài, trong đó nêu rõ: nội dung, mục đích chuyến công tác; họ tên, chức vụ người được cử đi công tác nước ngoài; thời gian đi công tác nước ngoài và nguồn kinh phí phục vụ chuyến đi;
- Đơn xin phép ra nước ngoài và văn bản đồng ý của cơ quan chủ quản (đối với trường hợp ra nước ngoài về việc riêng: thăm thân, chữa bệnh,...), trong đó nêu rõ mục đích, thời gian ở nước ngoài;
- Văn bản mời đi nước ngoài của các cơ quan, đơn vị thư mời đi nước ngoài của các hoặc cấp có thẩm quyền, công văn hoặc Thư mời của đối tác (nếu có);
- Đối với cán bộ, công chức, viên chức được cử đi tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng dài hạn ở nước ngoài trên 3 tháng phải có văn bản đề nghị của Sở Nội vụ.
b) Trong thời hạn 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Ngoại vụ thẩm định có văn bản trình Chủ tịch UBND tỉnh. Trong thời hạn 5 ngày làm việc, Chủ tịch UBND tỉnh có trách nhiệm xem xét, quyết định. Trường hợp không giải quyết phải có văn bản trả lời cho người đề nghị và nói rõ lý do.
6. Các cơ quan, tổ chức đề nghị cho cán bộ, công chức, viên chức của mình ra nước ngoài phải chịu trách nhiệm về nhân sự do mình đề nghị. Đoàn trưởng (nếu tổ chức theo đoàn), hoặc cá nhân sau 05 ngày khi về nước, phải báo cáo bằng văn bản kết quả hoạt động tại nước ngoài về Sở Ngoại vụ.
7. Đối với cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan Công an, Quân đội, Hải quan, Viện Kiểm sát, Tòa án nhân dân tỉnh thực hiện tổ chức và quản lý đoàn đi nước ngoài theo quy định của cơ quan ngành dọc Trung ương nhưng phải báo cáo UBND tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ) để tổng hợp.
8. Đối với những hoạt động đối ngoại phát sinh ngoài chương trình đã được phê duyệt và chưa kịp trình bổ sung Thủ tướng Chính phủ đúng kỳ hạn nhưng không có tính chất phức tạp, nhạy cảm, UBND tỉnh chủ động giải quyết và kịp thời thông báo cho Bộ Ngoại giao; báo cáo Thủ tướng Chính phủ ngay sau khi kết thúc hoạt động.
9. Sở Ngoại vụ định kỳ 6 tháng và hàng năm, tổng hợp tình hình hoạt động của các đoàn đi công tác nước ngoài, báo cáo UBND tỉnh.