Điều 4. Nguyên tắc, yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử và quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành
1. Việc gửi, nhận văn bản điện tử thực hiện theo các nguyên tắc, yêu cầu quy định tại Điều 5 và Điều 6 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
2. Tất cả văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan, đơn vị quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 2 Quy chế này phải được gửi, nhận qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, Trục liên thông văn bản quốc gia và Trục liên thông văn bản của tỉnh, trừ trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện từ.
3. Sử dụng bộ mã tiếng Việt Unicode chuẩn TCVN 6909-2001 để trao đổi thông tin trong Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Kiểm soát chặt chẽ người tham gia sử dụng, các mật khẩu truy nhập hệ thống và việc cài đặt, cập nhật phần mềm trên máy chủ của hệ thống, máy trạm tham gia sử dụng hệ thống nhằm phòng, chống phần mềm độc hại, đảm bảo an toàn, an ninh thông tin cho hệ thống.
4. Định dạng văn bản điện tử và tài liệu kèm theo văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành thực hiện theo Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.