Điều 12. Tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước
1. Việc tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước chỉ được thực hiện trong các trường hợp sau:
a) Khi tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước không còn cần thiết phải lưu giữ và việc tiêu hủy không làm nguy hại đến lợi ích quốc gia, dân tộc;
b) Nếu không tiêu hủy sẽ gây nguy hại đến lợi ích của quốc gia dân tộc.
2. Yêu cầu của việc tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước:
a) Không để lộ, mất tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước;
b) Quá trình tiêu hủy phải tác động làm thay đổi hình dạng, tính năng, tác dụng của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước và loại bỏ hoàn toàn thông tin bí mật nhà nước;
c) Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước sau khi tiêu hủy không thể phục hồi hình dạng, tính năng, tác dụng, nội dung.
3. Thẩm quyền tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước:
a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh quyết định việc tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước không còn giá trị sử dụng do Ủy ban nhân dân Tỉnh quản lý theo đề nghị của cơ quan, đơn vị, địa phương;
b) Người có thẩm quyền quy định tại điểm b, điểm c khoản 2 Điều 3 Quy chế này quyết định việc tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước không còn giá trị lưu giữ, sử dụng do cơ quan, đơn vị, địa phương quản lý;
c) Cá nhân đang quản lý tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được quyền quyết định việc tiêu hủy trong trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này và phải báo cáo bằng văn bản việc tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước với người đứng đầu cơ quan, đơn vị, địa phương;
d) Cá nhân được giao in, sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước có trách nhiệm tiêu hủy bản dư thừa, bản hỏng sau khi hoàn thành việc in, sao, chụp.
4. Trình tự, thủ tục tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước:
a) Khi tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước không còn giá trị sử dụng, lưu giữ cần tiêu hủy thì người có thẩm quyền theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 3 Điều này quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy bí mật nhà nước;
Thành phần Hội đồng tiêu hủy gồm: đại diện lãnh đạo cơ quan, đơn vị trực tiếp lưu giữ bí mật nhà nước làm Chủ tịch Hội đồng; cán bộ trực tiếp lưu giữ, quản lý bí mật nhà nước; đại diện các cơ quan, tổ chức liên quan;
b) Hội đồng tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước có trách nhiệm rà soát bí mật nhà nước được đề nghị tiêu hủy, để báo cáo cấp có thẩm quyền quy định tại điểm a, điểm b khoản 3 Điều này ban hành Quyết định tiêu hủy;
c) Việc tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải được lập thành hồ sơ theo dõi lưu giữ tại cơ quan, đơn vị tiến hành tiêu hủy tài liệu. Hồ sơ tiêu hủy gồm: Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy; Danh mục bí mật nhà nước đề nghị tiêu hủy; biên bản họp Hội đồng tiêu hủy; Quyết định tiêu hủy; Biên bản tiêu hủy; Văn bản thể hiện ý kiến của cơ quan chức năng đối với việc tiêu hủy bí mật nhà nước hoặc tài liệu khác liên quan (nếu có).
5. Việc tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước trong lĩnh vực cơ yếu thực hiện theo quy định của pháp luật về cơ yếu; việc tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước do Lưu trữ lịch sử lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.