Điều 9. Xin lỗi bằng văn bản
1. Trách nhiệm thực hiện xin lỗi.
a) Người đứng đầu cơ quan, đơn vị (kể cả cơ quan, đơn vị được uỷ quyền) hoặc cấp phó được giao nhiệm vụ giải quyết hồ sơ có trách nhiệm thực hiện xin lỗi, trực tiếp ký văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và chịu trách nhiệm về việc thực hiện văn bản xin lỗi của cơ quan, đơn vị. Trường hợp cấp phó trực tiếp ký văn bản xin lỗi phải báo cáo cho người đứng đầu cơ quan, đơn vị biết.
b) Đối với việc giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa liên thông, cơ quan, đơn vị nào có lỗi thì gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân đến Bộ phận Một cửa tiếp nhận hồ sơ lần đầu. Bộ phận Một cửa lần đầu có trách nhiệm chuyển văn bản xin lỗi đến tổ chức, cá nhân. Người đứng đầu Bộ phận Một cửa trên cơ sở quy trình Một cửa điện tử có trách nhiệm đôn đốc việc thực hiện xin lỗi và hẹn trả kết quả theo quy định.
c) Trường hợp có nhiều cơ quan, đơn vị giải quyết hồ sơ quá hạn thì cơ quan, đơn vi có thời gian quá hạn cao nhất phải gửi văn bản xin lỗi. Người đứng đầu Bộ phận Một cửa trên cơ sở quy trình Một cửa điện tử có trách nhiệm đôn đốc, xác định cơ quan, đơn vị gửi văn bản xin lỗi, hẹn lại ngày trả kết quả cho tổ chức, cá nhận theo quy định.
2. Văn bản xin lỗi công khai phải có các nội dung: Họ và tên, chức vụ, chức danh, đơn vị công tác của cán bộ, công chức, viên chức; địa chỉ cơ quan, đơn vị; hành vi vi phạm; giải thích nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục; người xin lỗi ký vào văn bản xin lỗi, có xác nhận, đóng dấu của cơ quan, đơn vị nơi công tác (có Mẫu kèm theo).
3. Văn bản xin lỗi được lập thành 04 bản, 01 bản gửi cho cá nhân, tổ chức; 01 bản niêm yết tại Bộ phận Một cửa trong thời hạn 05 ngày làm việc; 01 bản được lưu hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức có hành vi vi phạm và 01 bản gửi cho Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.