Điều 5. Nguyên tắc và yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử
1. Nguyên tắc gửi, nhận văn bản điện tử:
a) Việc gửi, nhận văn bản điện tử phải thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ.
b) Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan, đơn vị phải được gửi, nhận qua phần mềm quản lý văn bản, trừ các trường hợp bên gửi hoặc bên nhận chưa xây dựng phần mềm quản lý văn bản. Không phát hành văn bản điện tử trên hệ thống thư điện tử (email) khi văn bản được gửi, nhận qua phần mềm quản lý văn bản.
c) Các cơ quan không phát hành văn bản giấy khi đã gửi văn bản điện tử được ký số, trừ các trường hợp quy định phải gửi kèm văn bản giấy theo quy định tại Khoản 2 Điều 6 Quy chế này.
d) Bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời bên nhận phản hồi cho bên gửi được biết thông qua phần mềm quản lý văn bản hoặc thông qua Trục kết nối liên thông tỉnh để xử lý theo quy định.
2. Yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử:
a) Việc gửi, nhận văn bản điện tử đảm bảo theo yêu cầu tại Điều 6 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.
b) Khi nhận được văn bản điện tử đến, văn thư bên nhận phải xử lý ngay, không chờ văn bản giấy (nếu có qui định) và chuyển xử lý theo qui trình không quá 02 giờ (giờ hành chính) sau khi nhận.