Điều 5. Quy trình tiếp nhận hồ sơ
1. Tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ban Quản lý Khu kinh tế:
Khi tiếp nhận hồ sơ, công chức tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ban Quản lý Khu kinh tế có trách nhiệm đối chiếu, kiểm tra kỹ hồ sơ và thực hiện:
a) Đối với hồ sơ chưa đủ hoặc chưa đúng theo quy định, giải thích, hướng dẫn cụ thể bằng Phiếu hướng dẫn cho cá nhân, tổ chức bổ sung và hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định. Việc hướng dẫn này được thực hiện một lần, đầy đủ và đúng như nội dung đã niêm yết công khai;
b) Đối với hồ sơ hợp lệ, công chức tiếp nhận hồ sơ cập nhật vào Sổ theo dõi giải quyết hồ sơ, viết Giấy biên nhận hồ sơ ghi đầy đủ nội dung của hồ sơ và ngày trả kết quả cho công dân, tổ chức.
2. Chuyển hồ sơ:
a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ, công chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ban Quản lý Khu kinh tế tiến hành lập thủ tục chuyển ngày hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết; trường hợp tiếp nhận vào cuối giờ làm việc thì chuyển ngày vào đầu giờ của buổi làm việc ngày hôm sau.
b) Việc quản lý hồ sơ thực hiện cơ chế “Một cửa liên thông” được quản lý bằng hồ sơ riêng, bên ngoài hồ sơ ghi “Hồ sơ một cửa liên thông”. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển hồ sơ cho các cơ quan có liên quan phải được thể hiện bằng Phiếu lưu chuyển hồ sơ và Sổ theo dõi giải quyết hồ sơ. Phiếu lưu chuyển hồ sơ do Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả lập lần đầu được lưu chuyển kèm theo hồ sơ của cá nhân, tổ chức đến các cơ quan có liên quan giải quyết cho đến khi trả lại kết quả. Cơ quan có thẩm quyền giải quyết hồ sơ xác nhận vào Phiếu lưu chuyển hồ sơ; trong Phiếu lưu chuyển hồ sơ thể hiện rõ thời gian nhận và chuyển hồ sơ qua từng công đoạn xử lý; Phiếu lưu chuyển hồ sơ phải được người nhận hồ sơ ký nhận và lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Ban Quản lý Khu kinh tế.
3. Xử lý, giải quyết hồ sơ
a) Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ban Quản lý Khu kinh tế sau khi nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức vào sổ theo dõi, ghi phiếu lưu chuyển hồ sơ đến phòng chuyên môn thuộc các cơ quan có thẩm quyền giải quyết hồ sơ theo quy định.
b) Sau khi tiếp nhận hồ sơ, phòng chuyên môn thuộc các cơ quan có thẩm quyền giải quyết hồ sơ có trách nhiệm tham mưu cho Lãnh đạo thực hiện giải quyết hồ sơ theo quy định của đơn vị.
Đối với các hồ sơ cần kiểm tra thực tế trước khi giải quyết, cơ quan giải quyết hồ sơ phải có thông báo thời gian kiểm tra. Quá trình kiểm tra thực tế cần lập biên bản, ghi rõ các bên tham gia, thời gian, nội dung và kết quả kiểm tra. Biên bản được lưu giữ theo hồ sơ của cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính.
4. Trả kết quả
a) Sau khi nhận lại kết quả giải quyết hồ sơ từ các Sở, ban, ngành có liên quan, công chức theo dõi lĩnh vực, kiểm tra, xác nhận lại kết quả giải quyết và chuyển hồ sơ kèm theo Phiếu lưu chuyển hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ban Quản lý Khu kinh tế.
b) Cá nhân, tổ chức nhận kết quả và ký nhận vào Phiếu lưu chuyển hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ban Quản lý Khu kinh tế.