Điều 13. Chỉnh lý tài liệu
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:
a) Được phân loại theo nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ; Tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt; Khi phân loại, lập hồ sơ, phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc; Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành tài liệu; sự liên hệ lôgíc và lịch sử của tài liệu.
b) Được xác định thời hạn bảo quản theo quy định tại Điều 16 Quy định này.
c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa được thực hiện theo văn bản số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
d) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Bảng thuyết minh, Danh mục tài liệu hết giá trị.