Điều 12. Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm sau đây:
a) Chỉnh lý tài liệu trước khi nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh phải lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
b) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật;
c) Giao nộp hồ sơ, tài liệu và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử đúng thời hạn quy định;
d) Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp;
đ) Tài liệu sau khi chỉnh lý chưa đạt yêu cầu theo quy định tại Khoản 2 Điều 11 Quy định này thì cơ quan, tổ chức giao nộp tài liệu phải chịu trách nhiệm chỉnh lý lại. Trường hợp cơ quan, tổ chức không tự chỉnh lý được thì hợp đồng với đơn vị có chức năng chỉnh lý và phải trả kinh phí chỉnh lý theo quy định.
2. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.
3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản; trong đó: cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử.