Điều 16. Nhân sự Ban Quản lý dự án
Ban Quản lý dự án phải có cơ cấu tổ chức thích họp, có đủ nhân sự với năng lực, kinh nghiệm phù họp đảm bảo việc quản lý thực hiện dự án hiệu quả và bền vững. Trong trường họp theo quy định của nhà tài trợ, các chức danh chủ chốt của Ban QLDA cần có sự thỏa thuận với nhà tài trợ.
+ Giám đốc Ban Quản lý dự án:
Là người do UBND tỉnh bổ nhiệm trong Quyết định thành lập Ban QLDA của UBND tỉnh.
Giám đốc là người lãnh đạo toàn diện và cao nhất của cơ quan, là người chịu trách nhiệm cao nhất trước Nhà nước, Nhà tài trợ và Ban Chỉ đạo về việc điều hành thực thi dự án. Giám đốc có đầy đủ thẩm quyền điều hành và đưa ra các mệnh lệnh quản lý trong cơ quan, có thẩm quyền sử dụng các biện pháp hành chính, kinh tế và giáo dục trong lãnh đạo điều hành.
Giám đốc có thể chỉ định và ủy quyền cho những bộ phận (các phòng, ban, hội đồng tư vấn, thi đua, khen thưởng, kỷ luật...) hoặc những cá nhân giúp cho Giám đốc điều hành một số công việc cụ thể.
Những bộ phận và cá nhân được chỉ định có năng lực thực hiện việc lãnh đạo trong phạm vi ủy quyền và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Giám đốc về những hành vi mà mình đã thực hiện.
Giám đốc là người duy nhất trong cơ quan có thẩm quyền quyết định các thu chi tài chính. Những người khác chỉ được phép đưa ra các quyết định thu chi tài chính sau khi có ủy quyền bằng văn bản của Giám đốc và phải chịu trách nhiệm về các quyết định của mình.
+ Kế toán trưởng Ban QLDA:
Là người do UBND tỉnh trực tiếp bổ nhiệm tại Quyết định thành lập Ban QLDA của UBND tỉnh.
Chịu sự giám sát điều hành trực tiếp của Giám đốc dự án, có chức năng tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản lý tài chính, kế toán, đồng thời là kiểm soát viên của Nhà nước về kinh tế - tài chính tại đơn vị theo quy định của Pháp lệnh kế toán và thống kê.
Kế toán trưởng trực tiếp tổ chức và điều hành công việc của bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về múc độ hoàn thành công việc của bộ phận kế toán.
+ Điều phối viên dự án CBRIP:
Dưới sự giám sát của Giám đốc dự án, điều phối viên dự án chịu trách nhiệm quản lý và phối họp tất cả các hoạt động hàng ngày trong suốt thời gian hoạt động dự án: Quản lý điều động phối họp tất cả cảc cán bộ nhân viên của Ban Quản lý dự án và chịu trách nhiệm bảo đảm hoạt động liên tục của dự án; giám sát và hỗ trợ bộ phận đào tạo, kế toán.
Điều phối viên dự án trực tiếp giúp Giám đốc dự án chịu trách nhiệm chung cho các hoạt động sau:
Kiểm tra quản lý và truy cập cơ sở dữ liệu thường xuyên với tất cả các thông tin về dự án từ cấp xã, huyện lên tỉnh và trực tiếp giám sát tài liệu báo cáo với tỉnh, Trung ương, Giám sát và chỉ đạo cán bộ thông tin dự án.
Chỉ đạo các Ban Quản lý tiểu dự án xã, liên xã và các đơn vị hoạt động thực hiện dự án, đáp úng các nhu cầu của họ và trao đổi thồng tin, kinh nghiệm làm việc với họ.
Chỉ đạo, điều hành các hoạt động của các Hướng dẫn viên cộng đồng. Phối họp và tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của các tổ chức giám sát, thực hiện dự án.
Thường xuyên nắm bắt, lĩnh hội thông tin từ Ban Quản lý dự án Trung ương và Ngân hàng thế giới để triển khai vào dự án của tỉnh đạt hiệu quả cao nhất.
Điều phối và quản lý các chương trình làm việc và các hoạt động của tất cả cán bộ dự án.
+ Điều phối viên dự án MPRP:
Dưới sự giám sát của Giám đốc dự án, điều phối viên dự án chịu trách nhiệm quản lý và phối họp tất cả các hoạt động hàng ngày trong suốt thời gian hoạt động dự án: Quản lý điều động phối họp điều hành tất cả các cán bộ nhân viên của Phòng MPRP chịu trách nhiệm bảo đảm hoạt động liên tục của dự án;
Chỉ đạo, điều hành các hoạt động của các cán bộ trong phòng, tổ chức, phân công cán bộ của phòng trực tiếp theo dõi, kiểm tra các hoạt động của dự án tại các địa bàn phụ trách. Phối hợp và tạo diều kiện thuận lợi cho công việc của các tổ chức giám sát, thực hiện dự án.
Thường xuyên nắm bắt, lĩnh hội thông tin từ Nhà tài trợ tham mưu cho giám đốc triển khai thực hiện dự án đạt hiệu quả cao nhất.
+ Phòng dự án MPRP:
Theo nhiệm vụ của Giám đốc dự án và Điều phối viên giao, các cán bộ phòng dự án MPRP triển khai và thực hiện dự án theo đúng quy định của Hiệp định dự án và các quy định hiện hành của Nhà nước.
+ Phòng Xây dụng cơ bản có nhiệm vụ:
Theo sự phân công chỉ đạo của Giám đốc dự án lổ chức kiểm tra, theo dõi các hoạt động về đầu tư xây dựng cơ bản tại các huyện, xã dự án. Hướng dẫn, giúp đỡ các Ban Quản lý công trình liên xã, Ban điều phối dự án xã thực hiện công tác chuẩn bị đâu tư, đấu thầu, thi công xây dựng công trình theo đúng quy định của dự án và các quy định hiện hành về đầu tư xây dụng.
Quản lý, lưu trữ hồ sơ về XDCB của các huyện, xã. Phối họp với phòng Kế toán theo dõi tình hình thi công, nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào sử dụng, giải ngân thanh quyết toán công trình, cập nhật số liệu, tổng họp báo cáo với Giám đốc dự án, Ban Quản lý dự án Trung ương và Ngân hàng Thế giới theo đúng yêu cầu.
+ Phòng kế toán có nhiệm vụ:
Theo sự phân công chỉ đạo của Giám đốc dự án, tổ chức tốt công tác kế toán của đơn vị theo đúng quy định của dự án và các quy định hiện hành về tài chính.
Hướng dẫn, giúp đỡ các huyện, xã dự án tổ chức công tác kế toán theo quy định của dự án, thanh quyết toán và giải ngân các nguồn vốn.
+ Cán bộ tổ chức hành chính có nhiệm vụ:
Là người tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản lý cán bộ công nhân viên, tổ chức phân nhiệm cho cán bộ công nhân viên trong cơ quan, tham mưu cho giám đốc về tiền lương.
Trực tiếp theo dõi, thống kê tình hình cán bộ công nhân viên về số lượng, chất lượng và thòi gian của lao động.
Thống kê báo cáo về tình hình nhân sự, lao động tiền lương.
Theo dõi, đề xuất các chế độ chính sách liên quan đến người lao động như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hộ lao động...
Chấp nhận các khoản thanh toán tại văn phòng Ban Quản lý dự án, quản lý và đảm bảo mọi hoạt động của văn phòng Ban quản lý dự án. Được sử dụng con dấu của Ban Quản lý dự án để giao dịch và chỉ đạo công tác theo ủy quyền của Giám đốc dự án và trách nhiệm công việc được giao.
+ Cán bộ phụ trách hệ thống thông tin MIS có nhiệm vụ:
Cập nhật thông tin về triển khai thực hiện dự án tại các huyện, xã dự án theo nguồn tài liệu do đội ngũ Hướng dẫn viên cộng đồng cung cấp và các nguồn thông tin khác theo yêu cầu của Ban QLDA và Nhà tài trợ.
Thiết kế hệ thống, tập họp, phân tích và cung cấp số liệu về các tiến trình vật chất, tài chính nhằm nghiên cứu hiệu quả của dự án.
Quản lý mạng vi tính trên cơ sở thiết lập phần mềm của hệ thống MIS đồng thòi huấn luyện cho nhân viên tham gia hệ thống MIS của Ban thực thi trong việc thu thập và quản lý thông tin.
Lưu trữ các số liệu của dự án một cách khoa học và có hệ thống. Tổng họp báo cáo và cung cấp thông tin cho lãnh đạo một cách nhanh chóng, rõ ràng và chi tiết.
+ Cán bộ tổng họp, kế hoạch, đào tạo của dự án có nhiệm vụ:
Căn cứ kế hoạch của dự án đã được ghi trong báo cáo thẩm định, xây dựng kế hoạch hàng năm cho dự án địa bàn của tỉnh.
Cung cấp hoặc nhanh chóng liên hệ để cung cấp cho Giám đốc những thông tin cần thiết theo yêu cầu. Truyền đạt các mệnh lệnh, chỉ thị từ Giám đốc đến các đối tượng.
Chuẩn bị các tài liệu, soạn thảo các văn bản cần thiết giúp Giám đốc trong công việc hàng ngày.
Dưới sự chỉ đạo của Giám đốc dự án, tổ chức triển khai công tác đào tạo nâng cao năng lực của dự án theo đúng kế hoạch của Ban Quản lý dự án Trung ương và Nhà tài trợ. Đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả và chất lượng trong công tác đào tạo của dự án.
+ Cán bộ Hướng dẫn viên cộng đồng có nhiệm vụ:
Hỗ trợ, giám sát, theo dõi các huyện, xã dự án theo địa bàn phụ trách trong suốt quá trình triển khai thực hiện dự án.
Là cầu nối giữa Ban Điều phối dự án xã, Nhóm hỗ trợ kỹ thuật huyện và Ban Quản lý dự án tỉnh.
+ Nhân viên thú quỹ, văn thư, đánh máy, thủ kho hành chính có nhiệm vụ:
Nhập, xuất và bảo quản tiền mặt của cơ quan bao gồm cả tiền, vàng bạc, các giấy tờ có giá... Thực hiện đúng các thủ tục thu và chi tiền. Ghi chép đối chiếu sổ quỹ theo đúng quy định.
Không được tự ý nhập, xuất tiền khi chưa có lệnh thu chi. Không được sử dụng quỹ vào việc riêng. Tiền bị mất hoặc thiếu hụt phải bồi thường và chịu trách nhiệm trước cơ quan và pháp luật.
Giữ con dấu của cơ quan theo quy định về sử dụng con dấu. Tiếp nhận công văn, thư từ, báo chí từ nơi khác chuyển đến. Ghi sổ, ngày, đóng dấu và ghi sổ công văn đi, đến. Lưu trữ công văn gửi đi. Chuyển công văn đi, đến theo địa chì, chuyển thư từ, báo chí đi các phòng.
Mọi trường họp mất mát hư hỏng, chậm trễ, thất lạc đều phải chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Soạn thảo văn bản trên máy vi tính bằng tiếng Việt và tiếng Anh. Chuyên trách sử dụng máy Photocopy. Làm các viện in ấn, sắp xếp, đóng tài liệu theo yêu cầu.
Có trách nhiệm giữ gìn máy được giao.
Không tự ý sửa chữa văn bản. Không để cho người có trách nhiệm xem các văn bản soạn thảo.
Nhập xuất và bảo quản các loại vật liệu, dụng cụ hành chính. Ghi chép theo dõi nhập, xuất, tồn hàng ngày, Lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu.
+ Các chức danh khác:
Các chức danh còn lại của Ban Quản lý thực hiện theo hướng dẫn, quy định của Ban Quản lý dự án trung ương, nhà tài trợ và sự phân công giao nhiệm vụ của Giám đốc dự án.