Điều 20. Phát hành văn bản đi
1. Văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện phát hành văn bản sau khi văn bản được ký duyệt.
a) Trường hợp ký trên văn bản dạng bản giấy: Văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện số hóa văn bản giấy (bản gốc, bản chính), ký số của cơ quan, đơn vị và phát hành văn bản đã được số hóa và ký số cùng văn bản dự thảo cuối cùng.
b) Trường hợp ký trên văn bản dạng điện tử: Văn thư cơ quan, đơn vị vào sổ văn bản đã ký duyệt; thực hiện cấp số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản bằng chức năng của hệ thống QLVBĐH; in và đóng dấu cơ quan, đơn vị để lưu tại văn thư 01 bản; ký số của cơ quan, đơn vị và phát hành văn bản điện tử.
2. Các yêu cầu khi phát hành và quản lý văn bản điện tử
a) Văn bản điện tử đi phải được kiểm tra tính toàn vẹn theo quy định tại Điều 15 của Quy chế này trước khi gửi đi.
b) Sau khi chuyển đi, văn bản phải được theo dõi cho đến khi xác nhận được bên nhận đã nhận được văn bản.
c) Văn bản điện tử được gửi lại trong các trường hợp: Do sự cố kỹ thuật hoặc lần gửi trước chưa thành công, do gửi lại theo yêu cầu của bên nhận; phải bảo đảm an toàn, không trùng lặp thông tin.
d) Trường hợp văn bản phát hành không đến bên nhận do lỗi hệ thống, Văn thư cơ quan, đơn vị phải thông báo với cơ quan quản lý, vận hành hệ thống QLVBĐH; phối hợp kiểm tra và xử lý lỗi, sự cố hệ thống.
3. Các yêu cầu về lưu trữ
a) Văn bản điện tử đi phải lưu một bản có giá trị tương đương vào hệ thống lưu trữ văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị.
b) Thông tin lưu trữ kèm theo văn bản điện tử có ký số lưu trong hệ thống tuân thủ quy định.
c) Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.