Điều 4. Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Tuân thủ quy định của Luật Công chứng, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, các văn bản hướng dẫn thi hành và Quy chế này.
2. Việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu phải đảm bảo đầy đủ, chính xác và kịp thời.
3. Phân định rõ ràng quyền hạn, trách nhiệm theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, người có thẩm quyền.
4. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu phải đúng mục đích, cấm sử dụng Cơ sở dữ liệu vào những mục đích trái pháp luật.
5. Việc sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu khi công chứng, chứng thực không loại trừ trách nhiệm của người có thẩm quyền thực hiện công chứng, chứng thực, người yêu cầu công chứng, chứng thực và cá nhân, tổ chức có liên quan khác theo quy định của pháp luật.
6. Các hoạt động cập nhật, tra cứu, cung cấp, sử dụng, lưu trữ, bổ sung, thẩm tra, xác minh, quản lý thông tin công chứng, chứng thực theo quy chế này là hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu công chứng, chứng thực.
7. Các cơ quan, tổ chức cung cấp thông tin chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin do cơ quan mình cung cấp để cập nhật trên Cơ sở dữ liệu.
8. Thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu phải sử dụng tiếng Việt, bộ mã ký tự Unicode.
9. Các chương trình kiểm tra và diệt virus phải là những chương trình có bản quyền và phải được cài đặt thường trú trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu.
10. Cơ sở dữ liệu phải được nâng cấp đảm bảo an toàn thông tin mạng, các tiện ích khi sử dụng và kết nối được các phần mềm khác khi có yêu cầu.