Điều 8. Sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ
1. Cán bộ, công chức, viên chức chỉ được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ xuất nhập cảnh theo quyết định cử đi nước ngoài công tác của cơ quan, người có thẩm quyền quy định tại Điều 6 Quy chế này, trừ trường hợp đi học tập ở nước ngoài với thời hạn trên 6 (sáu) tháng; không được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ để xuất nhập cảnh giải quyết việc riêng.
2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh được ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị trực thuộc quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ. Việc ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị trực thuộc trong việc quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ thực hiện theo đúng quy định tại Khoản 1 Điều 24 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.
3. Cơ quan, người được ủy quyền quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ có trách nhiệm quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của mình và thực hiện theo trình tự, thủ tục như sau:
a) Lập sổ theo dõi việc giao nhận hộ chiếu và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu khi được lưu giữ tại cơ quan, không để thất lạc, hư hỏng hoặc không sử dụng được.
b) Thực hiện bàn giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức, viên chức khi có quyết định của cấp có thẩm quyền chấp thuận cử đi công tác nước ngoài. Cán bộ, công chức, viên chức đến nhận hộ chiếu phải xuất trình Quyết định cho cơ quan, người được ủy quyền quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, thực hiện các thủ tục ký nhận, bàn giao đúng quy định. Nếu hộ chiếu sắp hết hạn thì thông báo cho cán bộ, công chức, viên chức biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc đề nghị xin cấp hộ chiếu mới theo quy định.
c) Hộ chiếu được cơ quan, người được ủy quyền quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ giao lại cho cán bộ, công chức, viên chức phải đảm bảo là loại hộ chiếu theo đúng mục đích của chuyến đi công tác ở nước ngoài. Trường hợp vì một lý do nào đó, người được cử đi nước ngoài khi có quyết định của cơ quan cấp có thẩm quyền nhưng không thể nhận hộ chiếu, được quyền cử người khác đến nhận hộ chiếu thay và phải kèm giấy giới thiệu của lãnh đạo đơn vị. Khi cán bộ, công chức, viên chức đến nộp lại hộ chiếu cho cơ quan, người được ủy quyền quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ký nhận theo quy định.
d) Chuyển hộ chiếu cho cơ quan, người quản lý hộ chiếu mới khi người được cấp hộ chiếu được điều chuyển công tác.
đ) Báo cáo bằng văn bản cho cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức về việc người được cấp hộ chiếu cố tình không nộp lại hộ chiếu theo quy định sau khi nhập cảnh về nước 05 ngày, sử dụng hộ chiếu không đúng quy định và có biện pháp kịp thời thu hồi hộ chiếu.
e) Thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh) và Cục Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an về việc hộ chiếu do cơ quan mình quản lý bị mất, bị hỏng.
g) Chuyển cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh) để hủy giá trị hộ chiếu của người không còn thuộc đối tượng được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo quy định, bao gồm những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích.
h) Báo cáo cơ quan có thẩm quyền để xử lý vi phạm đối với việc sử dụng và quản lý hộ chiếu không đúng mục đích.