Điều 8. Thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng được nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng
1. Nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch được cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng (Các trường thông tin có gắn dấu * trong cơ sở dữ liệu công chứng là yêu cầu bắt buộc cập nhật) gồm có:
a) Thông tin về hợp đồng giao dịch: tên loại hợp đồng, giao dịch; số hợp đồng, giao dịch; ngày, tháng năm hợp đồng, giao dịch;
b) Thông tin về các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, cụ thể:
Đối với cá nhân: Họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; số chứng minh nhân dân hoặc số Hộ chiếu hoặc số Thẻ căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp; địa chỉ nơi cư trú của các bên tham gia giao dịch;
Đối với tổ chức: Tên gọi tổ chức; địa chỉ trụ sở; số giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập và người đại diện theo pháp luật (chức vụ, ngày tháng năm sinh, số chứng minh nhân dân hoặc số Hộ chiếu hoặc số Thẻ căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ của người đại diện).
c) Thông tin về tài sản, cụ thể:
Đối với tài sản là bất động sản gồm quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất thì nhập các thông tin sau: Địa chỉ tài sản; số giấy chứng nhận, nơi cấp, ngày cấp, số thửa đất, số tờ bản đồ; tài sản gắn liền với đất;
Đối với tài sản là động sản có đăng ký và tài sản khác thì nhập các thông tin sau: Số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ, ngày cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có);
d) Các thông tin khác có liên quan.
2. Đối với Di chúc thì nhập các thông tin sau:
a) Thông tin về người lập di chúc: Thông tin họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; số chứng minh nhân dân hoặc số Hộ chiếu hoặc số Thẻ căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp; địa chỉ nơi cư trú.
b) Thông tin về tài sản và các thông tin khác: thực hiện theo điểm c, d khoản 1 điều này.
3. Việc nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch vào cơ sở dữ liệu công chứng phải thực hiện trước khi phát hành văn bản công chứng.
Trường hợp phát hiện các sai sót của người nhập sau quá trình nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng, người nhập thông tin báo cáo Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, phòng chuyên môn tham mưu quản lý nhà nước về công chứng của Sở Tư pháp và phối hợp đơn vị cung cấp phần mềm sửa chữa sai sót chính xác với thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng.
4. Thông tin về hợp đồng, giao dịch nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, hàng năm.