Điều 14. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng
1. Tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn có trách nhiệm tham gia vào cơ sở dữ liệu công chứng; cập nhật đầy đủ vào cơ sở dữ liệu công chứng các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản tại hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng.
2. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:
a) Ký kết hợp đồng với đơn vị cung cấp phần mềm để duy trì, vận hành cơ sở dữ liệu công chứng trong suốt quá trình hoạt động;
b) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng; cài đặt thường trú các chương trình kiểm tra và diệt vi rút trên các thiết bị truy cập cơ sở dữ liệu công chứng;
c) Tổ chức quản lý, phân công công chứng viên hoặc nhân viên thực hiện nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch, tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng; lưu trữ dữ liệu công chứng, sao lưu dữ liệu định kỳ 01 lần/ ngày theo đúng quy định của Quy chế này.;
d) Tổ chức quản lý việc khai thác, sử dụng các tính năng của phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng được phân quyền phục vụ cho việc quản lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình;
đ) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng của tổ chức mình; chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời và đầy đủ của thông tin nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng;
e) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc đối với nhân viên đã từng truy cập cơ sở dữ liệu công chứng;
g) Cử công chứng viên, nhân viên tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng;
h) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.
3. Công chứng viên, viên chức, nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được phân công cập nhật, tra cứu, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm:
a) Nhập thông tin, sửa chữa thông tin đã nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng và tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng; chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của thông tin đã nhập hoặc đã tra cứu;
b) Tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng khi được phân công;
c) Tiến hành các biện pháp quản lý, kỹ thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và bảo đảm an toàn, bí mật thông tin./.