Điều 9. Trao đổi văn bản điện tử qua hệ thống Thư điện tử công vụ
1. Trao đổi văn bản điện tử qua hệ thống Thư điện tử công vụ giữa cơ quan với cơ quan khác; giữa cơ quan với các tổ chức, cá nhân
a) Tiếp nhận văn bản đến:
Văn thư trong giờ làm việc phải truy cập vào hộp thư điện tử công vụ của cơ quan để luôn sẵn sàng tiếp nhận văn bản điện tử được gửi đến từ các cơ quan khác, các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân.
Khi nhận văn bản điện tử đến, văn thư tiến hành kiểm tra chữ ký số hoặc chữ ký và con dấu (đối với văn bản điện tử được quét từ bản chính của văn bản giấy), cập nhật văn bản vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành và chuyển lãnh đạo xử lý trên phần mềm hoặc chuyển trực tiếp đến hộp thư điện tử cá nhân của lãnh đạo theo quy trình xử lý nội bộ của cơ quan.
b) Phát hành văn bản đi:
Sau khi văn bản được lãnh đạo cơ quan phê duyệt (bằng chữ ký số), văn thư mở hộp thư điện tử công vụ của cơ quan để thực hiện thao tác gửi văn bản.
Trường hợp cần thiết phải gửi văn bản dạng bản giấy qua hệ thống Thư điện tử công vụ, văn thư có trách nhiệm quét (scan) văn bản, lưu theo dạng tập tin và thực hiện gửi từ hộp thư điện tử công vụ của cơ quan.
2. Trao đổi văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức qua hộp Thư điện tử công vụ cá nhân
a) Cán bộ, công chức, viên chức bắt buộc phải sử dụng hộp thư điện tử công vụ được cấp để thực hiện trao đổi văn bản điện tử trong quá trình thực thi công vụ. Hộp thư cá nhân phải thường xuyên mở kiểm tra trong giờ làm việc, ít nhất 3 lần trong ngày (lúc đầu giờ sáng, cuối buổi sáng và cuối buổi chiều các ngày làm việc), để tiếp nhận, nắm bắt nội dung, xử lý công việc và hồi đáp kịp thời thư điện tử của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân khác.
b) Khi tham gia trong hệ thống Thư điện tử công vụ, cá nhân được cấp hộp thư phải tuân thủ các Quy định về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ, được ban hành kèm theo Quyết định số 1480/QĐ-UBND ngày 18 tháng 6 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa.