Điều 8. Trao đổi văn bản điện tử qua hệ thống Quản lý văn bản và điều hành
1. Tiếp nhận văn bản đến
a) Trường hợp tiếp nhận văn bản đến dạng bản giấy: Văn thư tiến hành quét văn bản đến (trên máy quét), cập nhật thông tin tiếp nhận trên phần mềm và chuyển lãnh đạo xử lý theo quy trình xử lý nội bộ của cơ quan.
b) Đối với văn bản điện tử được gửi đến từ cơ quan khác có sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tương tự: Văn thư trong giờ làm việc phải truy cập vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành để luôn sẵn sàng tiếp nhận văn bản đến. Khi nhận được văn bản đến, văn thư tiến hành kiểm tra chữ ký số, cập nhật thông tin tiếp nhận vào phần mềm và chuyển lãnh đạo xử lý theo quy trình xử lý nội bộ của cơ quan.
c) Cập nhật thông tin đầu vào của văn bản đến bao gồm các mục cơ bản như sau: Số thứ tự (số đến); ngày đến; nơi gửi; số và ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản; tên loại văn bản; lĩnh vực; trích yếu nội dung văn bản; họ tên người ký và chức vụ; tính chất (mức độ khẩn); nơi lưu; ghi chú;…
2. Phát hành văn bản đi
a) Sau khi văn bản phát hành được phê duyệt (bằng chữ ký số), lãnh đạo cơ quan chuyển văn thư thực hiện in ấn, trình ký văn bản giấy để ban hành.
b) Khi có văn bản được ban hành, văn thư thực hiện cập nhật thông tin phát hành trên phần mềm và gửi văn bản qua môi trường mạng, đồng thời gửi kèm văn bản giấy (đã ký và đóng dấu) đối với những văn bản được quy định tại Điều 7 của Quy định này. Việc lưu trữ hồ sơ văn bản giấy tại cơ quan đối với văn bản phát hành (văn bản đi) thực hiện theo quy định thông thường.
Việc gửi văn bản qua môi trường mạng có thể thực hiện qua hệ thống Quản lý văn bản và điều hành hoặc qua các hệ thống thông tin khác tùy thuộc vào hệ thống thông tin mà các cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng để tiếp nhận văn bản điện tử phát hành (trong phần mềm Quản lý văn bản và điều hành có tích hợp sẵn các công cụ để văn thư lựa chọn sử dụng gửi văn bản).
c) Cập nhật thông tin đầu vào của văn bản đi bao gồm các mục cơ bản như sau: Tên loại văn bản, số và ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản; ngày gửi văn bản; lĩnh vực, tính chất văn bản (theo mức độ khẩn); chức vụ và họ tên người ký văn bản; trích yếu nội dung văn bản; nơi nhận; số lượng bản phát hành; số trang; tập tin đính kèm; thông tin ghi chú (tùy theo đặc thù của từng cơ quan, tổ chức);…